Automatiser l’intégration des nouveaux salariés avec Google Apps Script et Google Docs

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Accueillir un nouveau salarié est une étape cruciale dans la vie d’une entreprise. En automatisant le processus avec Google Apps Script et Google Docs, vous assurez une gestion fluide, sans erreur, tout en réduisant les tâches répétitives. Cet article vous guide à travers les étapes pour simplifier l’intégration des salariés avec Google Workspace.

Pourquoi automatiser l’intégration des salariés avec Google Apps Script ?

Automatiser permet de standardiser les documents et de structurer le processus. De plus, cela élimine les erreurs humaines et vous fait gagner du temps, puisque chaque salarié reçoit toutes les informations importantes dès son arrivée. En procédant ainsi, vous améliorez l’efficacité de votre entreprise et optimisez l’intégration.

Les étapes pour automatiser l’intégration d’un salarié

1. Préparation des documents administratifs

Lorsqu’un nouveau salarié arrive, vous devez générer et faire signer plusieurs documents, notamment :

  • Le contrat de travail : Formalisez la relation entre l’employé et l’entreprise.
  • La fiche de renseignement : Rassemblez les informations personnelles de l’employé.
  • Le règlement intérieur : Fournissez les règles internes que chaque salarié doit respecter.
  • La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) : Effectuez cette démarche obligatoire auprès de l’URSSAF.

Vous pouvez automatiser la création de ces documents à partir de modèles dans Google Docs, en utilisant Google Sheets pour les remplir avec les bonnes informations.

2. Envoi d’un email de bienvenue

L’envoi automatique d’un email de bienvenue permet d’informer rapidement le salarié des détails essentiels. Cet email inclut :

  • Un message d’accueil personnalisé
  • Les informations importantes et les liens vers les documents à lire

En automatisant ce processus, vous garantissez que chaque employé reçoit le bon message à temps.

3. Création d’un dossier d’intégration

Vous pouvez créer automatiquement un dossier dans Google Drive pour chaque salarié. Ce dossier contient tous les documents d’intégration, ce qui facilite l’accès à l’information et son archivage.

4. Génération automatique des documents d’accueil

Le salarié reçoit un document d’accueil personnalisé incluant des informations sur son poste, son département et les contacts nécessaires. En automatisant cela, vous vous assurez que les documents sont générés correctement, sans besoin d’intervention manuelle.

Bienvenue {{prenom}} {{nom}} !

Nous sommes ravis de vous accueillir au sein de {{entreprise}} en tant que {{poste}}. Voici les informations nécessaires pour bien démarrer :

- Manager : {{manager}}
- Date de début : {{dateDebut}}
- Emplacement du bureau : {{emplacement}}
- Contact informatique : {{contactInformatique}}

Cordialement,  
L’équipe {{entreprise}}

Google Apps Script remplace automatiquement les informations comme {{prenom}}, {{nom}} et {{poste}}.

5. Gestion des accès

La création des accès pour le salarié, tels que l’adresse email professionnelle ou les droits d’accès aux outils internes, peut également être partiellement automatisée. Google Apps Script vous permet de générer les instructions et de les envoyer au salarié.

function integrerNouveauSalarie() {
  const modeleId = '1abcdefg1234567890_templateId';
  const feuille = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName('Nouveaux_Salaries');
  const donnees = feuille.getDataRange().getValues();

  donnees.slice(1).forEach((ligne) => {
    const [nom, prenom, poste, manager, dateDebut, emplacement, email, contactInformatique] = ligne;

    // Créer un dossier Google Drive pour le salarié
    const dossier = DriveApp.createFolder(`${prenom}_${nom}_Dossier_Integration`);

    // Créer le document de bienvenue à partir du modèle
    const copieDoc = DriveApp.getFileById(modeleId).makeCopy(`${prenom}_${nom}_Bienvenue`, dossier);
    const doc = DocumentApp.openById(copieDoc.getId());
    const corps = doc.getBody();

    // Remplacer les variables dans le modèle
    corps.replaceText('{{prenom}}', prenom);
    corps.replaceText('{{nom}}', nom);
    corps.replaceText('{{poste}}', poste);
    corps.replaceText('{{manager}}', manager);
    corps.replaceText('{{dateDebut}}', dateDebut);
    corps.replaceText('{{emplacement}}', emplacement);
    corps.replaceText('{{contactInformatique}}', contactInformatique);
    doc.saveAndClose();

    // Envoyer un email de bienvenue
    MailApp.sendEmail({
      to: email,
      subject: `Bienvenue à ${prenom} ${nom}`,
      body: `Bonjour ${prenom},\n\nNous sommes ravis de vous accueillir au sein de ${poste}. Vous trouverez ici vos informations : ${dossier.getUrl()}.\n\nCordialement,\nL'équipe ${poste}.`
    });
  });
}

L’automatisation de l’intégration des nouveaux salariés avec Google Apps Script et Google Docs vous permet de simplifier les processus administratifs et d’améliorer l’efficacité de vos équipes. Grâce à un processus structuré et automatisé, chaque nouvel employé bénéficie d’une expérience d’intégration sans accroc, ce qui renforce l’organisation et réduit les erreurs.

L’atelier informatique vous accompagne dans vos projets technologiques en vous proposant des tutoriels et des solutions pour optimiser vos tâches quotidiennes.