Archivez facilement un drive partagé avec ce script Google Apps Script
Dans un environnement collaboratif, les drives partagés deviennent rapidement des réservoirs d’informations essentielles. Pour sécuriser et archiver l’ensemble de ces données sans perdre de temps, l’automatisation est la clé. Cet article vous présente un script Google Apps Script qui permet de copier toute l’arborescence d’un drive partagé vers un autre emplacement, facilitant ainsi la création d’archives complètes.
Pourquoi archiver un drive partagé ?
Les drives partagés renferment souvent des projets collaboratifs, des documents de référence et de nombreuses ressources qui évoluent constamment. Voici quelques raisons pour lesquelles l’archivage complet d’un drive partagé est primordial :
- Sauvegarde de données sensibles : Prévenir toute perte accidentelle d’informations.
- Conservation d’une version historique : Suivre l’évolution des projets et retrouver d’anciennes versions en cas de besoin.
- Conformité réglementaire : Répondre aux exigences légales en matière de conservation des documents.
L’automatisation de ce processus grâce à notre script permet d’économiser des heures de travail manuel tout en réduisant les risques d’erreurs.
Présentation du script en Google Apps Script
Ce script est conçu pour copier l’intégralité d’un dossier source, avec tous ses fichiers et sous-dossiers, vers un dossier destination. Voici les points clés qui illustrent son intérêt :
1. Interface utilisateur simplifiée
Menu personnalisé dans Google Sheets :
Le script ajoute un menu “📂 Archiver Drive” directement dans votre feuille de calcul, vous permettant de :
- Sélectionner les dossiers source et destination en quelques clics.
- Lancer le processus de copie sans avoir à toucher au code.
2. Automatisation et recursivité
Copie recursive :
La fonction principale parcourt l’ensemble des dossiers et sous-dossiers du drive partagé, garantissant ainsi que chaque élément est traité.
Conversion intelligente :
Pour certains types de fichiers (notamment les fichiers Google Workspace), le script propose une conversion en PDF, assurant une meilleure compatibilité lors de l’archivage.
3. Gestion d’historique intégrée
Prévention des doublons :
Un système d’historique, basé sur une feuille “Historique” dans Google Sheets, enregistre chaque fichier ou dossier déjà copié. Cette fonctionnalité évite toute duplication lors des archivages répétés.
Suivi et transparence :
Vous pouvez facilement consulter l’historique des copies effectuées, ce qui facilite le suivi de vos archives.
Cas d’usage : Archive complète d’un drive partagé
Imaginez que vous gérez un drive partagé regroupant tous les documents de vos projets d’équipe. Pour assurer la pérennité et la sécurité de ces informations, vous pouvez :
Planifier des archivages réguliers :
En automatisant le processus via ce script, vous pouvez mettre en place un archivage périodique (par exemple, mensuel) de l’intégralité du drive partagé.
Conserver une version statique :
Avant d’effectuer des modifications majeures, archiver le drive partagé garantit que vous disposez d’une sauvegarde complète pour revenir en arrière si nécessaire.
Faciliter la transition :
Lors d’une restructuration ou d’une migration, ce script permet de dupliquer l’intégralité de votre drive partagé vers un nouvel emplacement, assurant une transition en douceur.
Conclusion
En automatisant la copie de toute l’arborescence de fichiers et dossiers, vous gagnez en sécurité, en efficacité et en tranquillité d’esprit. Que ce soit pour des raisons de sauvegarde, de conformité ou de gestion de projets, ce script représente une solution incontournable pour toutes les entreprises et équipes collaboratives.