Simplifier la gestion des numéros de sécurité sociale avec Google Apps Script

Le défi des numéros de sécurité sociale

Les numéros de sécurité sociale français ne sont pas juste une série de chiffres aléatoires. Ils suivent un format spécifique qui encode des informations clés telles que le sexe, la date et le lieu de naissance de l’individu, ainsi qu’une clé de contrôle. Cependant, la manipulation de ces numéros, notamment le calcul de la clé de contrôle, peut être source d’erreurs et de confusion, surtout lorsqu’il s’agit de départements spéciaux comme la Corse ou dans le cas de saisies manuelles.

La solution : Google Apps Script

Google Apps Script offre une plateforme robuste pour la création de scripts personnalisés qui fonctionnent avec les applications Google. En utilisant JavaScript, un langage de programmation largement répandu et puissant, il est possible de créer des scripts capables de traiter et de manipuler des données complexes, comme c’est le cas pour les numéros de sécurité sociale.

Le script que nous proposons automatise le processus de validation et de calcul de la clé de contrôle des numéros de sécurité sociale. Voici comment il fonctionne :

1. Nettoyage du numéro : Le script commence par retirer les espaces inutiles et s’assure que seul le corps principal du numéro est pris en compte, éliminant ainsi les erreurs de saisie communes.
2. Gestion des cas spéciaux : Les départements corses présentent une particularité, où « 2A » et « 2B » doivent être traités différemment. Le script ajuste automatiquement ces valeurs pour le calcul.
3. Calcul de la clé de contrôle : Ensuite, le script calcule la clé de contrôle en se basant sur le numéro nettoyé et ajusté, garantissant ainsi que le numéro de sécurité sociale est valide.

Un cas d’usage concret

Imaginons une entreprise avec un important département RH qui gère régulièrement les numéros de sécurité sociale de ses employés. En intégrant ce script dans leur système via Google Sheets, ils peuvent désormais valider automatiquement ces numéros lors de l’entrée des données, réduisant les erreurs et optimisant le processus d’onboarding des nouveaux employés.

Contexte et objectif

Contexte : Vous êtes responsable des ressources humaines dans une entreprise de taille moyenne. Une partie de votre travail consiste à recueillir, vérifier et gérer les informations personnelles des employés, y compris leurs numéros de sécurité sociale. Pour faciliter ce processus et réduire les erreurs, vous décidez d’utiliser Google Sheets en combinaison avec Google Apps Script.

Objectif : Automatiser la vérification des numéros de sécurité sociale saisis dans une feuille Google Sheets pour garantir leur validité et calculer automatiquement la clé de contrôle correspondante.

Mise en œuvre :

1. Création de la Feuille Google Sheets :

• Ouvrez une nouvelle feuille Google Sheets.
• Nommez la première colonne « Numéro de Sécurité Sociale » où les numéros de sécurité sociale seront saisis sans les clés.
• Nommez la deuxième colonne « Clé de Contrôle Calculée » où les clés de contrôle calculées apparaîtront.

2. Intégration du Script Google Apps Script :

• Ouvrez l’éditeur de script en allant dans Extensions > Apps Script.
• Copiez et collez le script ClefNumSS ci-dessous.
• Sauvegardez et fermez l’éditeur de script.

const calculerClefNumSS = (numeroSS) => {
  // Supprimer les espaces et ne garder que les 13 premiers caractères
  let numeroSSNettoye = numeroSS.replace(/\s+/g, '').substring(0, 13);

  // Retraitement des départements corses (2A et 2B)
  let soustrait = 0;
  const s = numeroSSNettoye.charAt(6); // L'indexation commence à 0 en JavaScript
  if (s === 'A') {
    numeroSSNettoye = numeroSSNettoye.replace('A', '0');
    soustrait = 1000000;
  } else if (s === 'B') {
    numeroSSNettoye = numeroSSNettoye.replace('B', '0');
    soustrait = 2000000;
  }

  const num13 = parseFloat(numeroSSNettoye) - soustrait;

  // Calcul de la clé
  let clef = 97 - (num13 - Math.floor(num13 / 97) * 97);
  // Formatage de la clé pour avoir toujours deux chiffres
  clef = (`00${clef}`).slice(-2);

  return clef;
};

3. Automatisation via une fonction personnalisée :

• Dans votre feuille Google Sheets, à côté d’un numéro de sécurité sociale que vous avez saisi, utilisez la fonction personnalisée pour calculer la clé. Par exemple, si le numéro de sécurité sociale est dans la cellule A2, vous écririez dans la cellule B2 : =ClefNumSS(A2).
• Cette formule appelle le script Google Apps Script, qui traite le numéro de la cellule A2 et retourne la clé de contrôle calculée dans la cellule B2.

4. Déploiement et utilisation :

• Enseignez aux membres de l’équipe RH comment entrer les numéros de sécurité sociale dans la colonne prévue et comment utiliser la fonction personnalisée pour obtenir instantanément la clé de contrôle.
• Chaque fois qu’un nouveau numéro est entré, la clé de contrôle peut être vérifiée automatiquement, garantissant l’exactitude des données saisies.

Avantages :

• Réduction des erreurs : Minimise les erreurs manuelles dans le calcul des clés de contrôle.
• Gain de temps : Automatise un processus qui serait autrement manuel et fastidieux.
• Fiabilité accrue : Assure la fiabilité des numéros de sécurité sociale saisis dans le système.

Ce scénario illustre comment une simple intégration de script dans Google Sheets peut transformer les opérations RH en rendant la vérification des numéros de sécurité sociale rapide, automatique et sans erreur.

Conclusion

L’automatisation de tâches complexes et sensibles telles que la gestion des numéros de sécurité sociale représente un pas en avant significatif dans l’efficacité administrative. Google Apps Script offre une solution accessible et puissante pour répondre à ces défis, permettant aux entreprises de se concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée.