Automatiser l’envoi d’emails récurrents à partir de Google Sheets avec Google Apps Script
Automatiser l’envoi d’emails récurrents à partir de Google Sheets avec Google Apps Script est une solution efficace pour simplifier vos communications régulières. Qu’il s’agisse de rappels hebdomadaires, de notifications de suivi ou de newsletters, cette approche vous permet de gagner du temps, d’éviter les oublis et de garantir que les emails sont envoyés en temps voulu.
Pourquoi automatiser l’envoi d’emails récurrents avec Google Sheets ?
L’automatisation de l’envoi d’emails récurrents présente plusieurs avantages. Non seulement elle simplifie la gestion des tâches répétitives, mais elle améliore également la précision des envois. En centralisant toutes les informations nécessaires dans une feuille de calcul Google Sheets, vous pouvez planifier l’envoi automatique à des dates précises, garantissant ainsi une exécution fiable.
Tout d’abord, cette automatisation permet un gain de temps considérable. Vous n’avez plus besoin de préparer et d’envoyer manuellement chaque email. De plus, elle assure une précision optimale, en envoyant les emails exactement aux dates prévues, sans risque d’oubli. Enfin, elle réduit les erreurs humaines en centralisant le suivi des emails, ce qui évite les confusions ou les oublis.
1. Configurer une feuille Google Sheets
Pour commencer, créez une feuille Google Sheets pour gérer vos envois d’emails récurrents. Chaque ligne représentera un email à envoyer, avec les informations suivantes :
- Nom du destinataire,
- Adresse email du destinataire,
- Sujet de l’email,
- Corps de l’email,
- Date d’envoi prévue,
- Statut de l’email (par exemple : “À envoyer”, “Envoyé”).
Voici un exemple de feuille :
Cette feuille de calcul vous permet de gérer facilement les informations liées à vos envois. Google Sheets devient ici un véritable tableau de gestion des emails récurrents.
2. Créer un script Apps Script pour automatiser l’envoi d’emails
Une fois la feuille prête, il est nécessaire de créer un script qui automatisera l’envoi des emails. Ce script parcourra les lignes de la feuille Google Sheets, enverra automatiquement des emails aux dates prévues et mettra à jour le statut de chaque email après son envoi.
Voici un exemple de script :
Script Google Apps Script pour l’envoi d’emails récurrents
function envoyerEmailsRecurrents() {
const feuille = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
const donnees = feuille.getDataRange().getValues();
const aujourd'hui = new Date();
donnees.forEach((ligne, index) => {
if (index === 0) return; // Ignorer les en-têtes
const nom = ligne[0];
const email = ligne[1];
const sujet = ligne[2];
const message = ligne[3];
const datePrevue = new Date(ligne[4]);
const statut = ligne[5];
if (statut === "À envoyer" && estEgalDate(aujourd'hui, datePrevue)) {
envoyerEmail(email, sujet, message); // Fonction pour envoyer l'email
feuille.getRange(index + 1, 6).setValue("Envoyé"); // Mise à jour du statut
}
});
}
// Fonction pour envoyer l'email
function envoyerEmail(destinataire, sujet, message) {
MailApp.sendEmail({
to: destinataire,
subject: sujet,
htmlBody: message
});
}
// Vérifie si deux dates correspondent
function estEgalDate(date1, date2) {
return date1.toDateString() === date2.toDateString();
}
3. Planifier l’envoi automatique avec un déclencheur (Trigger)
Afin de garantir que les emails sont envoyés automatiquement aux dates prévues, vous devez configurer un déclencheur (Trigger). Ce déclencheur exécute le script automatiquement à des moments spécifiques, comme tous les jours à une heure fixe. Vous n’aurez donc plus à vous soucier de lancer le processus manuellement.
Configuration d’un déclencheur
- Dans l’éditeur Apps Script, cliquez sur l’icône de l’horloge à gauche (Déclencheurs).
- Sélectionnez la fonction envoyerEmailsRecurrents.
- Programmez la fréquence d’exécution du script (par exemple, tous les jours à 8h).
Cette méthode garantit que vos emails récurrents seront envoyés automatiquement et de manière régulière.
4. Gérer les erreurs et notifications d’échec
En automatisant l’envoi d’emails, il est essentiel de gérer les erreurs potentielles. Par exemple, si un email ne peut être envoyé, il peut être utile de recevoir une notification pour en être informé. Cela permet d’agir rapidement en cas de problème.
Voici un exemple pour gérer les erreurs :
function envoyerEmail(destinataire, sujet, message) {
try {
MailApp.sendEmail({
to: destinataire,
subject: sujet,
htmlBody: message
});
} catch (e) {
MailApp.sendEmail("admin@example.com", "Erreur d'envoi d'email", `Erreur lors de l'envoi à ${destinataire}: ${e.message}`);
}
}
5. Ajouter des pièces jointes aux emails
Dans certaines situations, vous pourriez avoir besoin d’envoyer des pièces jointes avec vos emails récurrents, comme des factures ou des rapports. Heureusement, Google Apps Script permet d’ajouter cette fonctionnalité facilement.
Voici comment envoyer un email avec une pièce jointe :
function envoyerEmailAvecPieceJointe(destinataire, sujet, message, fileId) {
const fichier = DriveApp.getFileById(fileId);
MailApp.sendEmail({
to: destinataire,
subject: sujet,
htmlBody: message,
attachments: [fichier.getAs(MimeType.PDF)]
});
}
Cette option est particulièrement utile si vous devez inclure des documents importants dans vos envois d’emails récurrents.
Automatiser l’envoi d’emails récurrents dans Google Sheets avec Google Apps Script vous permet d’améliorer votre productivité tout en garantissant que vos communications sont envoyées à temps. Que vous souhaitiez envoyer des rappels, des notifications ou des suivis de projet, cette solution simplifie considérablement la gestion des emails et vous offre une flexibilité complète.
De plus, en ajoutant des fonctionnalités comme la gestion des erreurs ou l’envoi de pièces jointes, vous pouvez adapter le processus à vos besoins spécifiques. Google Apps Script offre ainsi une multitude de possibilités pour automatiser efficacement les tâches au sein de Google Workspace.
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