Automatiser un workflow de gestion de projets avec Google Apps Script

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La gestion de projets implique de nombreuses tâches répétitives : suivi des deadlines, mise à jour des statuts, envoi de rappels, etc. Google Apps Script permet d’automatiser ces processus en créant un workflow qui s’intègre à Google Workspace. Grâce à cet outil, vous pouvez automatiser la planification, la mise à jour des statuts, les notifications par email et bien plus encore.

Dans cet article, nous vous montrerons comment créer un workflow automatisé qui gère un projet de bout en bout en intégrant Google Sheets, Agenda, Drive, et Gmail.

Pourquoi automatiser la gestion de projets ?

L’automatisation de la gestion de projets permet de :

  • Gagner du temps : Plus besoin d’entrer manuellement des données ou d’envoyer des rappels.
  • Réduire les erreurs : Les processus automatisés réduisent les risques d’erreurs humaines.
  • Améliorer la visibilité : Avoir un tableau de bord en temps réel permet de suivre l’état d’avancement du projet de manière plus efficace.
  • Coordonner les équipes : Les notifications automatiques permettent aux membres de l’équipe de rester informés des prochaines étapes et deadlines.

Étapes pour automatiser un workflow de gestion de projets

1. Créer une feuille Google Sheets pour gérer les tâches du projet

La première étape consiste à créer une feuille Google Sheets pour suivre toutes les tâches du projet. Cette feuille peut inclure des colonnes comme :

  • Tâche
  • Responsable
  • Date de début
  • Date limite
  • Statut
  • Progrès (% terminé)

Voici un exemple simple de feuille Google Sheets :

2. Utiliser Google Apps Script pour automatiser le suivi des tâches

Ouvrez votre feuille Google Sheets, puis allez dans Extensions > Apps Script. Cela vous amène dans l’éditeur Apps Script où vous pouvez écrire du code pour automatiser le workflow.

Voici un exemple de script qui automatise l’envoi d’emails pour rappeler aux responsables de tâches leurs deadlines :

Script Google Apps Script pour les rappels d’échéances

function envoyerRappels() {
  const feuille = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  const donnees = feuille.getDataRange().getValues();
  const aujourd'hui = new Date();
  
  donnees.forEach((ligne, index) => {
    if (index === 0) return;  // Ignorer les en-têtes
    
    const responsable = ligne[1];
    const email = recupererEmailResponsable(responsable);  // Créer une fonction pour récupérer l'email
    const dateLimite = new Date(ligne[3]);
    const statut = ligne[4];
    
    // Si la tâche est en cours et que la date limite approche (dans 2 jours)
    const tempsRestant = (dateLimite - aujourd'hui) / (1000 * 60 * 60 * 24);
    if (statut !== "Terminé" && tempsRestant <= 2 && tempsRestant >= 0) {
      envoyerEmailRappel(email, ligne[0], dateLimite);  // Tâche et date limite
    }
  });
}

// Envoie un email de rappel
function envoyerEmailRappel(email, tache, dateLimite) {
  const sujet = `Rappel : la tâche "${tache}" arrive à échéance`;
  const message = `Bonjour, n'oubliez pas que la tâche "${tache}" doit être terminée avant le ${dateLimite.toLocaleDateString()}.`;
  
  MailApp.sendEmail(email, sujet, message);
}

// Simuler une récupération d'email depuis une base de données fictive
function recupererEmailResponsable(responsable) {
  const emails = {
    "Jean": "jean@example.com",
    "Alice": "alice@example.com",
    "Marie": "marie@example.com"
  };
  return emails[responsable] || "email@example.com";
}

Explication du script :

  • envoyerRappels : Parcourt la feuille Google Sheets pour vérifier les tâches dont la date limite approche et envoie un email au responsable de la tâche.
  • envoyerEmailRappel : Envoie un email de rappel avec la tâche et la date limite.
  • recupererEmailResponsable : Simule la récupération des adresses email des responsables à partir d’une base de données fictive.

3. Automatiser la création d’événements dans Google Agenda

Vous pouvez aussi automatiser la création d’événements Google Agenda pour marquer des deadlines importantes ou des réunions liées au projet.

Voici un script pour créer automatiquement un événement dans Google Agenda pour chaque tâche qui n’est pas encore terminée :

Script Google Apps Script pour ajouter des événements dans Agenda

function creerEvenementsAgenda() {
  const feuille = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  const donnees = feuille.getDataRange().getValues();
  const calendrier = CalendarApp.getDefaultCalendar();
  
  donnees.forEach((ligne, index) => {
    if (index === 0) return;  // Ignorer les en-têtes
    
    const tache = ligne[0];
    const responsable = ligne[1];
    const dateLimite = new Date(ligne[3]);
    const statut = ligne[4];
    
    if (statut !== "Terminé") {
      calendrier.createEvent(`Échéance : ${tache}`, dateLimite, dateLimite, {
        description: `Tâche : ${tache}\nResponsable : ${responsable}`,
        guests: recupererEmailResponsable(responsable),
        sendInvites: true
      });
    }
  });
}

Explication du script :

  • creerEvenementsAgenda : Parcourt les tâches dans Google Sheets et crée un événement dans Google Agenda pour chaque tâche qui n’est pas encore terminée.
  • createEvent : Crée un événement dans Google Agenda avec la tâche comme titre, la date limite comme date de l’événement, et envoie une invitation au responsable de la tâche.

4. Automatiser la génération de rapports dans Google Drive

Vous pouvez également automatiser la génération de rapports de suivi pour votre projet, en générant automatiquement des documents Google Docs contenant des informations clés sur l’état d’avancement du projet.

Voici un exemple de script qui génère un rapport dans Google Docs pour un projet et l’enregistre dans Google Drive :

Script Google Apps Script pour générer un rapport dans Google Docs

function genererRapportProjet() {
  const feuille = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  const donnees = feuille.getDataRange().getValues();
  const rapport = DocumentApp.create('Rapport de suivi du projet');
  const corps = rapport.getBody();
  
  corps.appendParagraph('Rapport de suivi du projet');
  corps.appendParagraph(`Généré le : ${new Date().toLocaleDateString()}`);
  
  donnees.forEach((ligne, index) => {
    if (index === 0) return;  // Ignorer les en-têtes
    const tache = ligne[0];
    const responsable = ligne[1];
    const statut = ligne[4];
    const progres = ligne[5];
    
    corps.appendParagraph(`Tâche : ${tache}`);
    corps.appendParagraph(`Responsable : ${responsable}`);
    corps.appendParagraph(`Statut : ${statut}`);
    corps.appendParagraph(`Progrès : ${progres}\n\n`);
  });
  
  rapport.saveAndClose();
  const dossier = DriveApp.getFolderById('YOUR_FOLDER_ID');  // ID du dossier Google Drive
  dossier.addFile(DriveApp.getFileById(rapport.getId()));
}

Explication du script :

  • genererRapportProjet : Crée un rapport dans Google Docs avec toutes les tâches du projet, leurs responsables, statuts et pourcentages d’avancement.
  • DriveApp : Enregistre automatiquement le document généré dans un dossier spécifique de Google Drive.

5. Planifier des automatisations avec des déclencheurs (Triggers)

Pour automatiser totalement votre workflow, vous pouvez configurer des déclencheurs (triggers) qui exécutent le script automatiquement à des moments précis ou lorsque des conditions sont remplies. Voici quelques exemples de déclencheurs que vous pourriez utiliser :

  • Déclencheur horaire : Planifier un script pour qu’il s’exécute tous les matins à 8h.
  • Déclencheur à l’ouverture du document : Exécuter un script lorsque quelqu’un ouvre le document pour voir l’état actuel du projet.
  • Déclencheur à la modification d’une feuille : Exécuter un script lorsqu’une tâche est mise à jour dans Google Sheets.

En automatisant un workflow de gestion de projets avec Google Apps Script, vous pouvez simplifier la gestion des tâches, améliorer la communication au sein de l’équipe, et gagner un temps précieux. En utilisant Google Sheets pour suivre les tâches, Google Calendar pour planifier les échéances et Google Docs pour générer des rapports, vous disposez d’un système de gestion de projet entièrement automatisé et intégré à Google Workspace.