Optimisez la gestion des fichiers partagés sur Google Drive avec un outil personnalisé

Gérer les fichiers partagés sur Google Drive peut rapidement devenir un casse-tête, surtout lorsque les échanges s’intensifient. C’est pourquoi j’ai développé un script Google Apps Script qui simplifie ce processus et facilite le suivi des fichiers partagés avec un utilisateur spécifique. Découvrez comment cet outil peut améliorer votre organisation dès aujourd’hui.

🎯 Pourquoi ce script vous simplifie la vie ?

Travailler en équipe implique souvent de nombreux partages de fichiers. Grâce à ce script, vous pouvez rapidement obtenir une liste des fichiers et dossiers partagés avec un utilisateur donné. Vous gagnez du temps et accédez directement aux informations clés, sans avoir à fouiller dans Google Drive.

✨ Les fonctionnalités clés du script

1. Recherche ciblée : Entrez l’adresse e-mail d’un utilisateur et obtenez instantanément tous les fichiers et dossiers qui lui sont partagés.
2. Affichage organisé : Le script affiche les résultats directement dans Google Sheets avec des informations essentielles comme le nom, l’ID, le type, le lien de partage et le propriétaire.
3. Interface intuitive : La barre latérale intégrée offre un accès rapide et simplifié pour lancer la recherche.
4. Arrêt à tout moment : Besoin de stopper le traitement en cours ? Un simple clic sur « Arrêter » suffit.
5. Suppression des colonnes inutilisées : Le script assure un affichage propre en éliminant automatiquement les colonnes vides.

🚀 Comment l’utiliser efficacement ?

Commencez par ouvrir le menu « Outils Partage » dans Google Sheets. Ensuite, affichez la barre latérale et saisissez l’adresse e-mail cible. Le script démarre la recherche et affiche tous les fichiers partagés. Si nécessaire, utilisez le bouton « Arrêter » pour mettre fin au processus.

🔍 Détails sur le fonctionnement du script

Le script utilise l’API de Google Drive pour récupérer les fichiers partagés avec l’utilisateur cible. Les résultats s’affichent dans Google Sheets, déjà mis en forme pour faciliter la lecture. Grâce à un système de cache, le script permet l’arrêt immédiat du processus si vous le souhaitez. Enfin, les colonnes inutiles sont supprimées pour garantir une présentation propre et concise.

🛠️ Un extrait du script

Voici le code du script utilisé pour automatiser cette recherche de fichiers partagés :

// Variable globale pour contrôler l'arrêt du traitement
let interrompreTraitement = false;

function onOpen() {
  const ui = SpreadsheetApp.getUi();
  ui.createMenu('Outils Partage')
    .addItem('Afficher la barre latérale', 'afficherBarreLaterale')
    .addToUi();
  const feuille = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  feuille.clear();
}

function afficherBarreLaterale() {
  const htmlOutput = HtmlService.createHtmlOutputFromFile('BarreLaterale')
    .setTitle('Recherche de fichiers partagés')
    .setWidth(300);
  SpreadsheetApp.getUi().showSidebar(htmlOutput);
}

function arreterTraitement() {
  const cache = CacheService.getScriptCache();
  cache.put('interrompreTraitement', 'true', 300);
}

💡 Les bénéfices concrets

• Gain de temps : La recherche manuelle des fichiers partagés devient inutile.
• Contrôle total : Vous pouvez lancer et arrêter le processus à tout moment.
• Simplicité d’utilisation : L’interface intuitive permet une prise en main rapide.

Ce script est conçu pour vous offrir une vue d’ensemble sur les fichiers partagés de manière efficace. Il s’intègre parfaitement à Google Sheets et améliore considérablement la gestion de vos partages. Adoptez-le dès aujourd’hui pour gagner en productivité et en clarté !