Automatiser l’ouverture d’un fichier Google Drive avec un bouton dans Google Sheets

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Dans de nombreux projets, il peut être utile d’automatiser des actions pour gagner du temps et accéder rapidement aux informations essentielles. Par exemple, avoir un bouton directement dans Google Sheets pour ouvrir un fichier Google Drive permet d’éliminer plusieurs étapes. Dans cet article, nous verrons comment créer un bouton dans Google Sheets pour ouvrir automatiquement un fichier, que ce soit un document, une feuille de calcul, ou tout autre fichier sur Google Drive.

1. Préparation : Identifier l’ID du fichier à ouvrir

Chaque fichier Google Drive possède un identifiant unique (ID). Cet ID se trouve dans l’URL du fichier, après /d/ et avant /edit. Par exemple, dans l’URL suivante :

https://drive.google.com/file/d/1Xyz123ABC4567/view?usp=sharing

L’ID du fichier est 1Xyz123ABC4567.

Gardez votre ID à portée de main, car il sera utilisé dans le script.

2. Créer le script d’ouverture de Fichier

Nous allons utiliser Google Apps Script pour créer une fonction qui ouvrira le fichier dans un nouvel onglet du navigateur. Suivez ces étapes :

  1. Ouvrez votre fichier Google Sheets dans lequel vous souhaitez ajouter le bouton.
  2. Allez dans Extensions > Apps Script pour accéder à l’éditeur de scripts.
  3. Dans l’éditeur, supprimez tout code déjà présent et remplacez-le par le code suivant. Assurez-vous de remplacer FILE_ID par l’ID du fichier de votre fichier.
  4. Cliquez sur Enregistrer (vous pouvez donner un nom à votre projet, par exemple, “Ouverture de Fichier”).
function ouvrirFichier() {

  const fileId = "FILE_ID"; // Remplacez FILE_ID par l'ID de votre fichier

  const url = "https://drive.google.com/open?id=" + fileId;

  // Ouvre le fichier dans un nouvel onglet

  SpreadsheetApp.getUi().showModalDialog(

    HtmlService.createHtmlOutput(`<script>window.open("${url}");google.script.host.close();</script>`),

    "Ouverture du fichier"

  );

}

Ce script crée une fonction ouvrirFichier() qui affiche une boîte de dialogue confirmant l’ouverture, puis ouvre automatiquement le fichier dans un nouvel onglet.

3. Ajouter un bouton dans Google Sheets

Nous allons maintenant ajouter un bouton dans votre feuille pour que vous puissiez cliquer et lancer l’ouverture du fichier.

  1. Retournez dans Google Sheets.
  2. Allez dans Insertion > Dessin et sélectionnez + Nouveau.
  3. Dans l’éditeur de dessin, utilisez les formes pour créer un bouton (un rectangle ou un cercle par exemple). Ajoutez du texte, comme “Ouvrir le fichier”.
  4. Une fois terminé, cliquez sur Enregistrer et fermer. Le bouton s’affichera dans votre feuille.

4. Associer le script au bouton

Maintenant que le bouton est en place, il faut l’associer au script pour qu’il ouvre le fichier à chaque clic.

  1. Cliquez droit sur le bouton dans votre feuille Google Sheets, puis choisissez Attribuer un script.
  2. Dans le champ, entrez le nom de la fonction, ici ouvrirFichier.
  3. Cliquez sur OK.

5. Tester l’ouverture du fichier

Tout est maintenant configuré ! Cliquez sur le bouton dans votre feuille Google Sheets. Une boîte de dialogue s’ouvrira, et le fichier Google Drive s’ouvrira dans un nouvel onglet.

Remarque : Lors de la première utilisation, Google Apps Script demandera votre autorisation pour accéder à Google Drive. Cliquez sur “Continuer” et autorisez l’accès.

Personnalisation et sécurité

  • Changer le Fichier : Pour ouvrir un fichier différent, remplacez simplement l’ID du fichier dans le script.
  • Autorisation : Google vous demandera d’autoriser le script la première fois pour éviter les accès non voulus.
  • Vérification : Testez le script pour éviter les erreurs d’ID, notamment si le fichier est privé ou non partagé avec les bonnes permissions.

Voici une section que vous pouvez ajouter à la fin de votre article actuel pour couvrir l’ouverture de tout type de lien, y compris les pages Web et PDF :

Ouverture de liens Web, PDF, et autres fichiers en ligne

En plus d’ouvrir des fichiers Google Drive, ce script peut être facilement adapté pour ouvrir tout type de lien URL. Si le lien que vous souhaitez atteindre est une page Web, un PDF ou un autre fichier en ligne, il vous suffit de modifier légèrement le script pour pointer vers l’URL complète.

Voici comment ajuster le code :

1. Dans l’éditeur Apps Script, remplacez l’ID du fichier Google Drive par l’URL directe du lien que vous souhaitez ouvrir.

Exemple de script modifié :

function ouvrirLienWeb() {

  const url = "LIEN_URL"; // Remplacez LIEN_URL par l'URL du site Web, PDF, ou fichier en ligne

  SpreadsheetApp.getUi().showModalDialog(

    HtmlService.createHtmlOutput(`<script>window.open("${url}");google.script.host.close();</script>`),

    "Ouverture du lien"

  );

}

2. Associez le script au bouton en suivant les mêmes étapes que précédemment.

Avec cette méthode, vous pouvez désormais ouvrir n’importe quelle URL depuis Google Sheets, qu’il s’agisse d’un document PDF, d’un site Web, ou d’une ressource en ligne. Ce type de lien rapide est particulièrement utile pour accéder à des formulaires, des guides, ou des documents essentiels sans quitter votre tableur.

Cette fonctionnalité complète bien l’automatisation d’ouverture de fichiers et offre encore plus de flexibilité pour organiser vos liens essentiels !

Grâce à ce bouton d’ouverture automatique, vous pouvez désormais accéder rapidement à des documents essentiels directement depuis Google Sheets. Ce processus, simple à mettre en place, montre la puissance de Google Apps Script pour optimiser le quotidien et gagner en productivité.

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