Comment estimer la volumétrie de vos documents sur Google Drive ?

Dans notre environnement de travail numérique, gérer efficacement ses fichiers est essentiel. Que ce soit pour un usage personnel ou professionnel, connaître la taille de ses documents sur Google Drive aide à optimiser l’espace de stockage, à mieux organiser ses fichiers, et à anticiper les besoins futurs.

Dans cet article, je vais vous montrer comment, avec un script Google Apps, vous pouvez analyser la structure de vos dossiers Google Drive, obtenir le nombre de fichiers, et calculer leur taille totale de manière simple et efficace.

Pourquoi est-il important d’estimer la volumétrie de vos fichiers sur Google Drive ?

Estimer la taille de vos fichiers sur Google Drive offre de nombreux avantages :

1. Optimiser l’espace de stockage : Identifier les dossiers qui consomment le plus d’espace permet de libérer de la place en supprimant ou en archivant les fichiers inutiles.
2. Faciliter l’organisation : Visualiser la structure de votre Drive et la place occupée par chaque dossier vous aide à organiser efficacement vos fichiers.
3. Anticiper les besoins futurs : En surveillant la volumétrie, vous pouvez mieux gérer votre espace de stockage et éviter les dépassements de quotas.

Présentation du script de volumétrie Google Drive

Grâce à Google Apps Script, vous pouvez automatiser la collecte d’informations sur la structure de vos dossiers et fichiers. Ce script permet de :

• Compter le nombre de fichiers dans chaque dossier.
• Calculer la taille totale des fichiers dans chaque dossier.
• Présenter ces informations de manière claire dans Google Sheets, avec une arborescence et un formatage adaptés.

Fonctionnalités du script

Le script offre plusieurs fonctionnalités :

• Analyse complète des dossiers Drive : Il explore l’intégralité de l’arborescence à partir d’un ID de dossier donné, y compris les sous-dossiers.
• Affichage clair des résultats : Les résultats apparaissent dans une feuille de calcul Google Sheets, avec une arborescence utilisant les caractères | et - pour indiquer la structure.
• Calcul des totaux : Le script ajoute les totaux du nombre de fichiers et de la taille totale à la fin du tableau.
• Formatage adapté : La taille totale des fichiers s’affiche en Mo, avec un formatage à deux décimales.

Comment mettre en place le script ?

Le script est facile à utiliser, même sans compétences techniques. Suivez ces étapes :

1. Intégrer le script dans Google Sheets : Ouvrez Google Sheets, allez dans Extensions > Apps Script, puis copiez-collez le script.
2. Utiliser le menu personnalisé : Un menu « Outils Drive » s’ajoutera automatiquement à votre feuille de calcul, vous permettant de lancer le script.
3. Lire les résultats : Le rapport généré affiche l’arborescence des dossiers, le nombre de fichiers, et la taille totale de chaque dossier.

Le script (extrait)

// Fonction pour créer le menu personnalisé lors de l'ouverture du document
function onOpen() {
 const ui = SpreadsheetApp.getUi();
 ui.createMenu('Outils Drive') // Nom du menu personnalisé
   .addItem('Afficher la barre latérale', 'afficherBarreLaterale') // Ajouter l'option de menu
   .addToUi();
}

// Fonction pour créer la barre latérale
function afficherBarreLaterale() {
 const htmlOutput = HtmlService.createHtmlOutputFromFile('Interface')
     .setTitle('Compteur de Fichiers et Volumétrie')
     .setWidth(300);
 SpreadsheetApp.getUi().showSidebar(htmlOutput);
}

Exploiter les résultats pour une meilleure gestion de vos fichiers

Avec ce rapport, vous pouvez :

• Identifier les dossiers volumineux et les organiser pour optimiser l’espace.
• Gérer efficacement votre quota de stockage en supprimant les fichiers inutiles ou en les déplaçant vers des dossiers d’archives.
• Prendre des décisions éclairées sur la gestion de votre espace de stockage.

Un outil intéressant pour les utilisateurs de Google Drive

Pour les utilisateurs intensifs de Google Drive, ce script devient un outil intéressant. Il vous aide à mieux organiser vos fichiers, à optimiser votre espace, et à améliorer la gestion de votre stockage.

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