Fermer automatiquement un formulaire Google après un certain nombre de soumissions

Il est parfois nécessaire de limiter le nombre de réponses sur un formulaire Google, par exemple pour des inscriptions à un événement ou une enquête. Dans ces cas, Google Apps Script permet d’automatiser cette tâche facilement. Cet article vous explique comment configurer la fermeture automatique d’un formulaire après avoir atteint un nombre spécifique de soumissions, ainsi que la notification des responsables par email.

Étapes pour configurer le script

Pour configurer l’automatisation de votre formulaire Google, suivez ces étapes :

1. Ouvrir l’éditeur de scripts : Accédez à votre formulaire, cliquez sur les trois points en haut à droite, puis sélectionnez “Éditeur de scripts”.

2. Ajouter le script ci-dessous : Ce script ferme automatiquement le formulaire après 10 soumissions et envoie une notification par email.

Script à utiliser

const onFormSubmit = (e) => {
  const form = FormApp.openById('FORM_ID'); // Remplacez 'FORM_ID' par l'ID de votre formulaire
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName('Réponses au formulaire'); // Nom de la feuille où les réponses sont enregistrées
  const nombreDeReponses = sheet.getLastRow() - 1; // Compte les réponses dans la feuille
  
  if (nombreDeReponses >= 10) {
    // Fermer le formulaire
    form.setAcceptingResponses(false);
    
    // Envoyer un email de notification
    const emails = ['email1@exemple.com', 'email2@exemple.com', 'email3@exemple.com']; // Remplacez par vos adresses email
    const sujet = "Limite de soumissions atteinte";
    const message = "Le formulaire a atteint 10 soumissions et est maintenant fermé.";
    
    MailApp.sendEmail(emails.join(','), sujet, message);
  }
};

Explication du script

Ce script ouvre le formulaire via son ID et accède aux réponses enregistrées dans une feuille Google Sheets associée. Lorsque le nombre de soumissions atteint la limite fixée (dans cet exemple, 10 réponses), le formulaire est automatiquement fermé. De plus, un email est immédiatement envoyé aux destinataires spécifiés pour les informer de la fermeture du formulaire.

Configurer le déclencheur

Pour que le script s’exécute automatiquement à chaque nouvelle soumission, suivez ces étapes :

• Dans l’éditeur de scripts, cliquez sur l’icône en forme de chronomètre (Déclencheurs).
• Sélectionnez la fonction onFormSubmit et choisissez l’événement “Lors de l’envoi du formulaire”.

Personnalisation du script

Il est possible de personnaliser le script selon vos besoins :

• Modifier la limite de soumissions : Si vous souhaitez accepter plus ou moins de réponses, ajustez simplement la valeur dans if (nombreDeReponses >= 10).
• Changer les emails de notification : Pour envoyer des notifications à d’autres personnes, remplacez ou ajoutez des adresses dans le tableau emails.
• Rouvrir le formulaire automatiquement : Vous pouvez également automatiser la réouverture du formulaire à une date spécifique en ajoutant une nouvelle fonction.

En automatisant la fermeture d’un formulaire après un nombre défini de réponses, vous facilitez grandement la gestion des inscriptions ou des participations. En plus de cela, l’envoi automatique de notifications garantit que les responsables reçoivent rapidement les informations nécessaires pour réagir en conséquence. Utiliser Google Apps Script pour gérer ce type de processus améliore l’efficacité et simplifie les tâches administratives.

---

Soutenez mon travail

Si cet article vous a été utile et que vous souhaitez soutenir mon travail, vous pouvez me remercier en faisant un don via PayPal. Chaque contribution est grandement appréciée et m’aide à continuer à partager des astuces et conseils sur ce blog. Merci pour votre soutien !

L’Atelier Informatique vous accompagne dans vos projets technologiques en vous proposant des tutoriels et des solutions pour optimiser vos tâches quotidiennes