Suivi des activités dans Google Sheets : un outil de gestion du temps

Gérer ses contacts et suivre ses activités professionnelles peuvent être une tâche fastidieuse si l’on ne dispose pas d’un outil adapté. Plutôt que d’acheter un logiciel de suivi des temps coûteux, j’ai développé un script Google Apps Script complet qui permet d’organiser toutes vos interactions directement dans Google Sheets. Cet outil vous aidera à suivre les temps passés sur chaque activité, à gérer vos contacts, et à générer des rapports quotidiens, hebdomadaires et des statistiques personnalisées.

Fonctionnalités du script

1. Gestion des contacts

Le script permet de gérer facilement vos contacts. Un formulaire intégré dans Google Sheets vous permet d’ajouter rapidement de nouveaux contacts en renseignant leur nom, prénom, adresse e-mail et numéro de téléphone. Toutes les informations sont ensuite enregistrées dans un onglet dédié nommé « Contacts ».

2. Suivi des activités

L’outil vous permet de suivre toutes vos interactions avec vos contacts (emails, appels téléphoniques, rencontres physiques, etc.) à travers un formulaire intégré dans Google Sheets. Chaque activité enregistrée est automatiquement ajoutée à l’onglet « Journal », avec les détails de l’interaction, le temps estimé passé, et des notes complémentaires. Le script calcule également le temps total passé par journée.

3. Génération de rapports

Le script vous permet de générer des rapports de vos interactions :

• Rapport quotidien : Un e-mail contenant toutes les interactions enregistrées la veille.
• Rapport du jour : Un rapport détaillant toutes les interactions de la journée.
• Rapport hebdomadaire : Un résumé de toutes les interactions de la semaine.

Les rapports sont envoyés directement par e-mail avec un récapitulatif clair et complet de toutes vos activités.

4. Statistiques et graphiques

Le script génère des statistiques précises de vos interactions :

• Nombre d’interactions par contact
• Temps total passé par contact
• Nombre d’interactions par type d’interaction
• Temps total par type d’interaction
• Nombre d’actions réalisées
• Temps total passé par action
• Interactions par mois

Des graphiques sont également générés automatiquement pour illustrer les statistiques, offrant ainsi une vue d’ensemble visuelle de vos activités.

5. Envoi des KPI par email

Enfin, le script permet de créer et d’envoyer automatiquement les indicateurs de performance (KPI) par e-mail, incluant tous les graphiques générés, afin que vous puissiez suivre votre productivité sans effort.

Avantages de ce script

En utilisant ce script, vous pouvez :

• Centraliser toutes vos informations sur vos contacts et vos interactions dans Google Sheets.
• Éviter les coûts liés à l’achat d’un logiciel de suivi des temps.
• Suivre facilement le temps passé sur chaque activité.
• Visualiser vos statistiques grâce à des graphiques.
• Automatiser la génération et l’envoi de rapports d’activités.

Comment mettre en place ce script ?

1. Créez un nouveau document Google Sheets avec les onglets suivants : Contacts, Actions, et Journal.
2. Ajoutez le code Apps Script dans l’éditeur de script associé à votre Google Sheets.
3. Activez les déclencheurs nécessaires pour lancer automatiquement certaines fonctions (par exemple, à l’ouverture du document).

Voici la suite de l’article qui explique la création des onglets avec les colonnes :

Création des onglets et des colonnes

Avant de commencer à utiliser le script, il est essentiel de configurer correctement votre Google Sheets en créant les onglets nécessaires et en définissant les colonnes appropriées.

1. L’onglet « Contacts »

Cet onglet sert à stocker toutes les informations concernant vos contacts. Voici les colonnes que vous devez créer :

• Nom de famille : La colonne A contiendra le nom de famille de chaque contact.
• Prénom : La colonne B accueillera le prénom.
• Email : La colonne C sera utilisée pour l’adresse e-mail du contact (cette information est obligatoire).
• Téléphone : La colonne D contiendra le numéro de téléphone.

2. L’onglet « Actions »

Cet onglet recense les différents types d’actions que vous effectuez, ainsi que le temps par défaut estimé pour chaque action. Créez les colonnes suivantes :

• Type d’action : Colonne A, où vous indiquerez les différentes actions (par exemple, « Appel téléphonique », « Email », « Réunion »).
• Temps par défaut (en minutes) : Colonne B, qui contiendra le temps estimé en minutes pour chaque type d’action.

3. L’onglet « Journal »

L’onglet « Journal » sert à enregistrer toutes les interactions que vous avez avec vos contacts. Voici les colonnes à créer :

• Date : Colonne A, où sera enregistrée la date et l’heure de l’interaction.
• Contact : Colonne B, contenant le nom du contact concerné.
• Type d’interaction : Colonne C, indiquant la nature de l’interaction (par exemple, « Email », « Téléphone »).
• Action réalisée : Colonne D, qui décrira l’action effectuée.
• Temps estimé (en minutes) : Colonne E, pour le temps estimé consacré à l’action.
• Notes : Colonne F, permettant d’ajouter des commentaires ou des détails supplémentaires sur l’interaction.

Ces trois onglets constituent la structure de base nécessaire pour que le script fonctionne correctement. Assurez-vous que les noms des onglets et des colonnes correspondent exactement à ceux indiqués, car le script s’appuie sur ces libellés pour enregistrer les informations et générer les rapports.

Mise en oeuvre et support

Grâce à cette configuration, vous disposerez d’une feuille de calcul prête à suivre vos activités et à centraliser toutes vos informations de manière efficace. Ce script vous permet rapidement de suivre et gérer toutes vos activités, ainsi que celles de votre équipe, de manière simple et efficace, sans avoir besoin d’un logiciel supplémentaire.

Si vous avez besoin d’assistance pour mettre en place ce script ou pour le personnaliser selon les besoins de votre entreprise, je suis à votre disposition pour vous aider.

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