Automatiser la gestion de vos tâches Google Tasks dans Google Sheets

Google Tasks est un outil puissant… mais souvent méconnu. Intégré à Gmail et Google Agenda, il permet de centraliser ses « to-do » sans installer d’application supplémentaire. Pourtant, beaucoup d’utilisateurs l’ignorent ou n’exploitent pas tout son potentiel.

Dans cet article, je vous explique :

ce qu’est Google Tasks,
pourquoi et comment l’utiliser,
et comment mettre en place un script Google Apps Script qui centralise vos tâches dans un Google Sheets et vous envoie un rapport quotidien par e-mail.

Qu’est-ce que Google Tasks ?

Google Tasks est l’outil de gestion des tâches intégré à Google Workspace.

On y accède directement depuis :

Gmail : via la barre latérale droite (icône cercle bleu avec une coche).
Google Agenda : où les tâches apparaissent à leur date d’échéance.
Application mobile Google Tasks (Android & iOS).

Fonctions principales

Créer rapidement une tâche avec un titre, une date et des notes.
Organiser les tâches en listes (par projet, par client, par contexte).
Marquer comme « terminée » ou laisser en attente.
Synchronisation sur tous vos appareils.

👉 Problème : Google Tasks reste basique. Pas de rapport, pas d’export avancé, pas de tableau de suivi.

Pourquoi connecter Google Tasks et Google Sheets ?

Un Google Sheet sert de tableau de bord :

Vue consolidée : toutes vos listes et toutes vos tâches dans un seul tableau.
Rapports automatiques : email quotidien des tâches en cours.
Archivage et suivi : historique de toutes vos actions.
Personnalisation : filtres, tris, couleurs, graphiques.

Présentation du script

J’ai développé un script Google Apps Script qui :

Crée un menu personnalisé « Gestion des Tâches » dans Sheets.
Récupère vos tâches Google Tasks via l’API officielle.
Alimente automatiquement un onglet Tâches dans votre tableur.
Génère un rapport HTML par e-mail chaque jour (8h par défaut).
Permet de mettre en place un déclencheur pour automatiser le tout.

Mise en place étape par étape

1. Créer un Google Spreadsheet

Ouvrez Google Sheets
Créez un nouveau fichier (par exemple nommé Gestion des Tâches)

2. Ajouter le script

Menu Extensions > Apps Script
Supprimez le contenu et collez le code ci-dessous :

/**
 * ================================================================
 * Script de Gestion des Tâches Google Tasks ↔ Google Sheets
 * ================================================================
 *
 * Description :
 * Ce script interagit avec l'API Google Tasks afin de :
 *  - Récupérer toutes les listes de tâches et leurs tâches associées.
 *  - Afficher les tâches dans une feuille de calcul Google Sheets
 *    dédiée, sous forme de tableau clair et structuré.
 *  - Générer et envoyer par e-mail un rapport quotidien listant les
 *    tâches nécessitant une action ("needsAction"), regroupées par liste.
 *  - Mettre en place un déclencheur automatisé qui exécute ces actions
 *    chaque jour à une heure définie (par défaut 8h).
 *
 * Fonctionnalités principales :
 *  - Création d’un menu personnalisé "Gestion des Tâches" dans Google Sheets :
 *      • Envoyer Rapport Quotidien
 *      • Créer Déclencheur Quotidien
 *      • Remplir Tableur avec Tâches
 *      • À propos (informations sur le développeur)
 *
 *  - Collecte des tâches via l’API Google Tasks (support de la pagination).
 *  - Filtrage des tâches nécessitant une action (exclusion des tâches terminées).
 *  - Envoi d’un e-mail formaté en HTML (via un template intégré), à
 *    l’utilisateur actif, contenant le résumé des tâches en cours.
 *  - Mise à jour automatique d’une feuille nommée "Tâches" avec les données
 *    actuelles (liste, titre, date d’échéance, notes, statut).
 *  - Gestion des déclencheurs pour éviter la duplication.
 *
 * Technologies et APIs utilisées :
 *  - Google Apps Script (V8 runtime)
 *  - Services intégrés : SpreadsheetApp, MailApp, HtmlService, ScriptApp, Session
 *  - Services avancés : Tasks (Google Tasks API)
 *
 * Pré-requis :
 *  - Activer le service avancé "Tasks API" dans Éditeur de script > Services avancés de Google.
 *  - Activer également l’API Google Tasks dans la Google Cloud Console associée au projet.
 *  - Autoriser le script à accéder à Gmail (envoi mail), aux feuilles Google Sheets et aux tâches.
 *
 * Limitations :
 *  - La mise à jour du tableur ne synchronise pas avec Google Tasks (sens unique : lecture seule).
 *  - Les statuts supportés par Google Tasks sont limités à "needsAction" et "completed".
 *  - L’e-mail est envoyé à l’utilisateur effectif du script (Session.getEffectiveUser()).
 *
 * Utilisation :
 *  1. Ouvrir le Google Spreadsheet lié au script.
 *  2. Accéder au menu "Gestion des Tâches".
 *  3. Lancer un rapport ou remplir le tableau à la demande.
 *  4. (Optionnel) Créer un déclencheur pour automatiser l’exécution quotidienne.
 *
 * Développé par :
 *  Fabrice Faucheux
 *  L’atelier informatique – https://atelier-informatique.com
 *  LinkedIn : https://www.linkedin.com/in/fabricefaucheux
 *
 * Versioning :
 *  - Création initiale : 13/04/2024
 *  - Dernière mise à jour : 04/10/2025
 *
 * ================================================================
 */

const TZ = Session.getScriptTimeZone() || 'Europe/Paris';

const onInstall = (e) => onOpen(e);

const onOpen = () => {
  SpreadsheetApp.getUi()
    .createMenu('Gestion des tâches')
    .addItem('Envoyer rapport quotidien', 'envoyerRapportQuotidien')
    .addItem('Créer déclencheur quotidien', 'creerDeclencheurQuotidien')
    .addItem('Remplir tableur avec les tâches en cours', 'remplirTableurAvecTaches')
    .addSeparator()
    .addItem('À propos', 'afficherInfosDeveloppeur')
    .addToUi();
};

const executerQuotidien = () => {
  envoyerRapportQuotidien();
  remplirTableurAvecTaches();
};

const obtenirToutesLesListesDeTaches = () => {
  const items = [];
  let pageToken;
  do {
    const res = Tasks.Tasklists.list({ maxResults: 100, pageToken: pageToken });
    if (res.items) items.push.apply(items, res.items);
    pageToken = res.nextPageToken;
  } while (pageToken);
  return items;
};

const obtenirTachesDepuisListe = (idListe) => {
  const all = [];
  let pageToken;
  do {
    const res = Tasks.Tasks.list(idListe, {
      maxResults: 100,
      showCompleted: false,
      showDeleted: false,
      showHidden: true,
      pageToken: pageToken
    });
    if (res.items) {
      res.items.forEach(function(t){ Logger.log('Tâche ' + idListe + ': ' + t.title + ' - ' + t.status); });
      all.push.apply(all, res.items);
    }
    pageToken = res.nextPageToken;
  } while (pageToken);
  return all;
};

const obtenirToutesLesTachesDeToutesLesListes = () => {
  const listes = obtenirToutesLesListesDeTaches();
  var toutes = [];
  listes.forEach(function(liste){
    var taches = obtenirTachesDepuisListe(liste.id).map(function(t){
      var clone = Object.assign({}, t);
      clone.listeNom = liste.title;
      return clone;
    });
    toutes = toutes.concat(taches);
  });
  return toutes;
};

const envoyerRapportQuotidien = () => {
  const toutes = obtenirToutesLesTachesDeToutesLesListes()
    .filter(function(t){ return t.status === 'needsAction'; })
    .sort(function(a,b){ return (new Date(a.due || 0)) - (new Date(b.due || 0)); });

  if (!toutes.length) {
    Logger.log('Aucune tâche à traiter.');
    return;
  }

  var parListe = {};
  toutes.forEach(function(t){
    if (!parListe[t.listeNom]) parListe[t.listeNom] = [];
    parListe[t.listeNom].push({
      title: t.title,
      due: formaterDate(t.due),
      notes: t.notes || 'Pas de notes'
    });
  });

  const templateHtml = HtmlService.createTemplateFromFile('Mail_Modele');
  templateHtml.data = parListe;

  const to = Session.getEffectiveUser().getEmail();
  MailApp.sendEmail({
    to: to,
    subject: '[Liste des Tâches] Résumé quotidien',
    htmlBody: templateHtml.evaluate().getContent()
  });
};

const creerDeclencheurQuotidien = () => {
  supprimerDeclencheurs('executerQuotidien');
  ScriptApp.newTrigger('executerQuotidien')
    .timeBased()
    .everyDays(1)
    .atHour(8)
    .create();
};

const supprimerDeclencheurs = (fn) => {
  ScriptApp.getProjectTriggers()
    .filter(function(t){ return t.getHandlerFunction() === fn; })
    .forEach(function(t){ ScriptApp.deleteTrigger(t); });
};

const formaterDate = (iso) => {
  if (!iso) return 'Non spécifiée';
  const d = new Date(iso);
  return new Intl.DateTimeFormat('fr-FR', { dateStyle: 'long', timeZone: TZ }).format(d);
};

const formaterDateTableur = (iso) => {
  if (!iso) return 'Non spécifiée';
  const d = new Date(iso);
  return Utilities.formatDate(d, TZ, 'dd/MM/yyyy');
};

const traduireStatut = (statut) => {
  const map = { needsAction: 'Action requise', completed: 'Complétée' };
  return (statut in map) ? map[statut] : statut;
};

const remplirTableurAvecTaches = () => {
  const toutes = obtenirToutesLesTachesDeToutesLesListes();
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  let sh = ss.getSheetByName('Tâches') || ss.insertSheet('Tâches');

  sh.clearContents();
  sh.setFrozenRows(1);

  const headers = ['Liste', 'Élément de travail', 'Date d’échéance', 'Notes', 'Statut'];
  sh.getRange(1,1,1,headers.length).setValues([headers]).setFontWeight('bold');

  const rows = toutes.map(function(o){
    return [
      o.listeNom || '',
      o.title || '',
      formaterDateTableur(o.due),
      o.notes || 'Pas de notes',
      traduireStatut(o.status)
    ];
  });

  if (rows.length) {
    sh.getRange(2,1,rows.length,headers.length).setValues(rows);
    sh.getRange(2,3,rows.length,1).setNumberFormat('dd/MM/yyyy');
    sh.autoResizeColumns(1, headers.length);
    sh.getRange(1,1,sh.getLastRow(),headers.length).setWrap(true);
  }
};

function afficherInfosDeveloppeur() {
  const html = `
    <html>
      <head>
        <link href="https://fonts.googleapis.com/css?family=Roboto:400,500&display=swap" rel="stylesheet">
        <style>
          body { font-family: 'Roboto', sans-serif; margin: 20px; color: #202124; }
          strong { color: #202124; }
          p { line-height: 1.6; }
          .linkedin-logo { vertical-align: middle; margin-right: 5px; }
        </style>
      </head>
      <body>
        <p>Développé par Fabrice Faucheux 
           <a href='https://atelier-informatique.com' target="_blank">L'atelier informatique</a></p>
        <p>Me retrouver sur LinkedIn 
           <a href='https://www.linkedin.com/in/fabricefaucheux' target="_blank">
             <img class="linkedin-logo" src="https://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/c/ca/LinkedIn_logo_initials.png" alt="LinkedIn" width="20" height="20"/>Fabrice Faucheux
           </a>
        </p>
      </body>
    </html>`;
  SpreadsheetApp.getUi()
    .showModalDialog(HtmlService.createHtmlOutput(html).setWidth(450).setHeight(120), 'À propos');
}

3. Créer le modèle HTML pour l’email

Toujours dans Apps Script :

Fichier > Nouveau fichier HTML
Nom : Mail_Modele.html
Collez ce code :

<!DOCTYPE html>
<html>
  <head>
    <meta charset="UTF-8">
    <style>
      body { font-family: Arial, sans-serif; font-size:14px; color:#333; }
      table { width:100%; border-collapse:collapse; background:#fff; }
      th,td { padding:8px; border-bottom:1px solid #ddd; text-align:left; }
      th { background:#f8f8f8; }
      .footer { margin-top:30px; font-size:12px; color:#666; text-align:center; }
    </style>
  </head>
  <body>
    <p>Bonjour,</p>
    <p>Voici le résumé quotidien des tâches en cours nécessitant une action.</p>

    <? if (!data || Object.keys(data).length === 0) { ?>
      <p>Aucune tâche à afficher.</p>
    <? } else { ?>
      <? for (var liste in data) { ?>
        <h3><?!= liste ?></h3>
        <table>
          <thead>
            <tr><th>Élément</th><th>Date</th><th>Notes</th></tr>
          </thead>
          <tbody>
            <? data[liste].forEach(function(tache){ ?>
              <tr>
                <td><?!= tache.title ?></td>
                <td><?!= tache.due ?></td>
                <td><?!= tache.notes ?></td>
              </tr>
            <? }); ?>
          </tbody>
        </table>
      <? } ?>
    <? } ?>

    <div class="footer">
      Développé par <a href="https://atelier-informatique.com" target="_blank">L'atelier informatique</a> – Fabrice Faucheux
    </div>
  </body>
</html>

4. Activer l’API Google Tasks

Dans Apps Script > Services avancés de Google : activez Tasks API.
Dans la console Google Cloud liée : activez également Google Tasks API.

5. Autoriser le script

Au premier lancement, Google vous demandera l’autorisation d’accéder à :

vos tâches,
vos feuilles de calcul,
et MailApp pour envoyer des mails.

Exemple de résultat

Dans Sheets

Un onglet Tâches sera créé, listant :

Liste, Titre, Date d’échéance, Notes, Statut

Dans votre boîte mail

Chaque matin, un e-mail HTML arrive avec vos tâches regroupées par liste.

Bénéfices pour vous

Clarté : toutes les tâches réunies dans un tableau unique.
Automatisation : rapport quotidien envoyé automatiquement.
Flexibilité : personnalisez le tableur selon vos besoins.
Productivité : ne laissez plus aucune tâche vous échapper.

Conclusion

Google Tasks est un outil simple mais souvent sous-exploité. En l’intégrant à Google Sheets avec Apps Script, vous obtenez un véritable tableau de bord intelligent de vos actions quotidiennes.

💡 Ce développement montre comment un script léger peut transformer un service Google basique en un outil puissant et adapté à votre organisation.