Lorsqu’une entreprise passe de Google gratuit à Google Workspace, une fonctionnalité essentielle fait son apparition : les Drive partagés.
Pourtant, beaucoup continuent d’utiliser Mon Drive pour leurs documents d’équipe, ce qui entraîne pertes de données et désorganisation.
Dans cet article, nous allons voir quelle est la différence entre Mon Drive et Drive partagé, pourquoi privilégier l’un ou l’autre, et comment décider rapidement où stocker vos fichiers.
Qu’est-ce qu’un Drive partagé dans Google Workspace ?
Un Drive partagé n’est pas simplement un dossier partagé dans Mon Drive.
La différence est majeure :
- Les fichiers appartiennent à l’entreprise, et non à la personne qui les crée.
- Les accès et droits sont gérés collectivement, avec 5 niveaux de rôles.
- Le stockage est centralisé sur l’espace commun de l’organisation.
On peut comparer le Drive partagé au local commun de l’entreprise : la machine à café, l’imprimante ou la salle de réunion sont à tout le monde et restent dans l’entreprise même si une personne s’en va.
Pourquoi choisir un Drive partagé plutôt que Mon Drive ?
Avantages des Drive partagés :
- 📂 Propriété d’entreprise : les fichiers ne disparaissent pas au départ d’un collaborateur.
- 🔐 Gestion fine des accès : 5 rôles (Lecteur, Commentateur, Contributeur, Gestionnaire de contenu, Gestionnaire) contre 3 dans Mon Drive.
- 📦 Stockage commun : utilisation de l’espace global de l’organisation.
Les risques d’utiliser Mon Drive pour un usage collaboratif
- ❌ Perte de documents lors du départ d’un collaborateur.
- ❌ Migrations compliquées à cause de propriétaires multiples.
- ❌ Modifications non contrôlées des droits ou suppressions accidentelles.
Comment savoir si un dossier doit aller dans Mon Drive ou dans un Drive partagé ?
Posez-vous ces 3 questions :
1️⃣ Puis-je définir précisément qui aura accès à ce répertoire ?
2️⃣ Les fichiers partagent-ils un thème homogène ?
3️⃣ Le répertoire sera-t-il utilisé sur le long terme ?
➡ Si vous répondez OUI à au moins une question → Drive partagé
➡ Si vous répondez NON à toutes → Mon Drive
Astuce pour reconnaître l’emplacement d’un fichier
Ouvrez la fenêtre de partage :
- Propriétaire nommé → fichier dans Mon Drive.
- Pas de propriétaire individuel → fichier dans un Drive partagé.
Conclusion : Mon Drive ou Drive partagé ?
- Mon Drive : usage personnel ou temporaire.
- Drive partagé : usage collaboratif, sécurisé, et pérenne.
En appliquant ces bonnes pratiques, vous protégez les données de votre entreprise, améliorez la collaboration et gagnez en productivité.
💬 Et vous, utilisez-vous correctement vos Drive partagés ?
Dites-le en commentaire ou partagez cet article avec vos équipes pour éviter les erreurs les plus courantes.