Envoyez des emails en masse depuis Google Sheets (avec un bouton !)

Vous est-il déjà arrivé d’avoir une longue liste de contacts dans Google Sheets et de devoir envoyer le même message à chacun d’eux ? Peut-être une invitation, une mise à jour rapide ou un rappel.

Copier-coller chaque adresse dans Gmail est long, fastidieux et source d’erreurs. 😫

Et si je vous disais que vous pouvez créer un bouton directement dans votre feuille de calcul qui, d’un seul clic, enverra votre message à toute la liste ?

Pas besoin d’être un développeur chevronné. Nous allons utiliser Google Apps Script, le super-pouvoir caché de Google Workspace, pour créer cette « macro » (comme l’a très bien deviné un de nos lecteurs !).

Prêt à gagner un temps fou ? Allons-y !

La préparation : mettre en place votre fichier

Avant de plonger dans le code, préparons notre « centre de commande » dans Google Sheets. C’est simple :

Ouvrez une nouvelle feuille Google Sheets.
En colonne A : Listez toutes les adresses e-mail de vos destinataires, en commençant par la cellule A2. (Laissez A1 pour un titre, comme « Emails »).
En cellule B1 : Rédigez le corps de l’e-mail que vous souhaitez envoyer.
En cellule C1 : Écrivez la ligne d’objet (sujet) de votre e-mail.

Votre feuille devrait ressembler à ceci :

L’éditeur de script : Là où la magie opère

Maintenant, nous allons ouvrir l’outil qui va nous permettre de donner des instructions à Google Sheets.

Dans le menu de votre feuille de calcul, allez dans Extensions > Apps Script.

Une nouvelle fenêtre (ou un nouvel onglet) va s’ouvrir. C’est votre éditeur de script. Il y aura peut-être un peu de code par défaut (function myFunction() {...}). Effacez tout pour partir d’une page blanche.

Le code : copier, coller et comprendre

Copiez le code ci-dessous et collez-le dans l’éditeur Apps Script que vous venez d’ouvrir.

function envoyerEmails() {
  // 1. On récupère la feuille de calcul active
  const feuille = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  
  // 2. On récupère la liste des adresses mail (de A2 jusqu'à la dernière ligne remplie)
  const donnees = feuille.getRange("A2:A" + feuille.getLastRow()).getValues();
  
  // 3. On récupère le contenu du mail en B1
  const message = feuille.getRange("B1").getValue();
  
  // 4. On récupère le sujet du mail en C1
  const sujet = feuille.getRange("C1").getValue();

  // 5. On crée une boucle pour parcourir chaque ligne
  donnees.forEach(function(ligne) {
    const email = ligne[0]; // L'email est le premier élément de la ligne
    
    // 6. Petite vérification : on n'envoie que si la case email n'est pas vide
    if (email) {
      // 7. L'envoi !
      MailApp.sendEmail(email, sujet, message);
    }
  });
}

N’oubliez pas de sauvegarder votre projet en cliquant sur l’icône de disquette 💾 (ou Ctrl + S / Cmd + S). Vous pouvez lui donner un nom, par exemple « Envoi Emails ».

Explication pour les curieux (Pas de jargon, promis !)

Ne partez pas en courant ! Ce code est très facile à lire, même pour un débutant :

function envoyerEmails() { ... } : C’est simplement le nom que nous donnons à notre série d’instructions.
const feuille = ... : On dit au script « Regarde la feuille que l’utilisateur est en train de voir ».
const donnees = ... : On lui dit « Va chercher toutes les valeurs de la colonne A, en commençant par A2 ».
const message = ... et const sujet = ... : On lui dit « Stocke le texte que tu trouves en B1 et C1 ».
donnees.forEach(...) : C’est la partie la plus cool. Ça veut dire : « Pour chaque adresse e-mail que tu as trouvée dans la liste… »
if (email) { ... } : Une petite sécurité pour ignorer les lignes vides.
MailApp.sendEmail(...) : C’est l’ordre final ! « Maintenant, utilise Gmail pour envoyer un e-mail à cette adresse, avec ce sujet et ce message. »

Les Permissions : La première exécution

La première fois que vous utiliserez ce script, Google vous demandera votre permission. C’est parfaitement normal.

Dans l’éditeur Apps Script, cliquez sur le bouton Exécuter (juste au-dessus de votre code).
Une fenêtre « Autorisation requise » va s’afficher. Cliquez sur Examiner les autorisations.
Choisissez votre compte Google.
Vous verrez peut-être un avertissement « Google n’a pas validé cette application ». Pas de panique ! C’est parce que vous venez de créer ce code, il n’est pas public. Cliquez sur Paramètres avancés, puis sur Accéder à [Nom de votre projet] (non sécurisé).
Acceptez les autorisations (le script a besoin de « Voir, modifier… vos feuilles de calcul » et « Envoyer des e-mails en votre nom »).

Votre script vient de s’exécuter une fois ! Vérifiez votre dossier « Messages envoyés » dans Gmail, vous devriez voir les e-mails partir.

L’étape finale : créer le bouton magique

Revenons à notre feuille Google Sheets. Nous allons maintenant créer le bouton promis.

Dans le menu, allez dans Insertion > Dessin.
Créez un bouton à votre goût. Vous pouvez utiliser l’outil « Formes » pour dessiner un rectangle et y ajouter du texte, par exemple « ENVOYER LES EMAILS ».
Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Votre dessin apparaît maintenant sur votre feuille. Vous pouvez le déplacer où vous voulez (par exemple, à côté de votre sujet en C1).

Cliquez sur votre dessin pour le sélectionner.
Cliquez sur l’icône avec les trois petits points (⋮) qui apparaît en haut à droite du dessin.
Choisissez Attribuer un script.
Dans la petite fenêtre qui s’ouvre, tapez exactement le nom de notre fonction : envoyerEmails (sans les parenthèses).
Cliquez sur OK.

C’est fini ! 🥳

Et voilà ! Vous avez maintenant un bouton fonctionnel.

Désormais, lorsque vous cliquerez sur ce dessin, le script envoyerEmails s’exécutera en arrière-plan et enverra votre message (B1) avec votre sujet (C1) à toute votre liste (colonne A).

⚠️ Une petite mise en garde : Google impose des quotas sur le nombre d’e-mails que vous pouvez envoyer par jour via MailApp (100 pour un compte Gmail gratuit, 1500 pour un compte Google Workspace). C’est parfait pour la plupart des usages, mais ce n’est pas fait pour envoyer 10 000 newsletters !

J’espère que ce tutoriel vous a plu et vous fera gagner un temps précieux.

Alors, à vous de jouer ! Quelles autres tâches répétitives aimeriez-vous automatiser dans Google Workspace ? Posez-moi vos questions et défis dans les commentaires ci-dessous ! 👇