Comment exporter les groupes et leurs membres Google Workspace dans Google Sheets avec Google Apps Script ?

En tant qu’administrateur Google Workspace, il est souvent nécessaire de gérer une grande quantité d’informations sur les groupes et les membres de votre organisation. Exporter ces données manuellement peut être fastidieux et source d’erreurs. C’est pourquoi Google Apps Script offre une solution pour automatiser cette tâche en exportant directement les groupes et leurs membres dans Google Sheets avec une mise en forme claire et organisée.

Dans cet article, je vais vous montrer partiellement comment configurer un script Google Apps qui exporte les groupes et les membres de Google Workspace vers Google Sheets. Pour ce faire, nous utiliserons l’API Admin SDK pour interagir avec Google Workspace et structurer les résultats dans une feuille de calcul. Ce tutoriel est spécialement conçu pour les administrateurs et détaillera chaque étape de la création et de l’exécution du script.

Objectifs

• Lister tous les groupes d’un domaine Google Workspace.
• Exporter les membres associés à chaque groupe dans une feuille Google Sheets.
• Appliquer une couleur de fond alternée pour chaque groupe afin d’améliorer la lisibilité.
• Gérer les erreurs liées à la récupération des membres et fournir un retour utilisateur en cas d’échec.

Prérequis

1. Compte administrateur Google Workspace : Vous devez disposer des autorisations nécessaires pour accéder aux informations sur les groupes et les membres.
2. Accès à l’API Admin SDK : Assurez-vous que l’API Admin SDK est activée dans Google Cloud Console pour votre projet.
3. Google Apps Script : Familiarisez-vous avec Google Apps Script dans Google Sheets.

Créer une feuille de calcul Google Sheets

Avant d’écrire le script, commencez par créer une nouvelle feuille Google Sheets où les groupes et leurs membres seront exportés.

1. Accédez à Google Sheets.

2. Créez une nouvelle feuille et nommez-la, par exemple, “Groupes et Membres”.

Écrire le script Google Apps

1. Dans votre feuille Google Sheets, cliquez sur Extensions > Apps Script.

2. L’éditeur de script Google Apps Script s’ouvre dans un nouvel onglet.

Coller le code suivant dans l’éditeur

/**
 * Fonction pour initialiser le menu personnalisé dans Google Sheets.
 */
function onOpen() {
  const ui = SpreadsheetApp.getUi();
  
  ui.createMenu('Gestion des groupes')
    .addItem('Lister groupes et membres', 'demanderDomaine')
    .addToUi();
}

/**
 * Fonction pour demander le domaine à l'utilisateur.
 */
function demanderDomaine() {
  const ui = SpreadsheetApp.getUi();
  const reponse = ui.prompt('Nom de Domaine', 'Veuillez entrer le nom de domaine Google Workspace :', ui.ButtonSet.OK_CANCEL);

  if (reponse.getSelectedButton() == ui.Button.OK) {
    const domaine = reponse.getResponseText();

    if (domaine) {
      // Appel à la fonction principale (non incluse dans cet extrait)
      listerGroupesEtMembres(domaine);
    } else {
      ui.alert('Erreur', 'Vous devez entrer un nom de domaine valide.', ui.ButtonSet.OK);
    }
  } else {
    ui.alert('Action annulée.');
  }
}

// La fonction listerGroupesEtMembres est disponible dans la version complète du script.

Note : La fonction listerGroupesEtMembres contient la logique principale pour exporter les groupes et les membres. Elle est disponible dans la version complète du script (contactez moi au besoin).

Tester et exécuter le script

1. Sauvegardez le script en cliquant sur l’icône de disquette ou en utilisant le raccourci Ctrl + S (Windows) ou Cmd + S (Mac).

2. Revenez à votre feuille Google Sheets.

3. Actualisez la page pour que le menu personnalisé apparaisse.

4. Cliquez sur Gestion des groupes > Lister groupes et membres.

5. Entrez votre domaine Google Workspace lorsqu’il est demandé (par exemple, atelier-informatique.com).

Le script générera une liste des groupes et des membres, avec une première ligne colorée pour chaque groupe et un espacement entre les groupes pour une meilleure lisibilité.

Avantages de l’automatisation avec Google Apps Script

• Gain de temps : Plus besoin de naviguer dans la console d’administration pour chaque groupe. En quelques clics, vous obtenez une liste organisée de vos groupes et de leurs membres.

• Lisibilité améliorée : Grâce à la couleur de fond appliquée à chaque groupe et aux lignes vides insérées entre eux, la feuille Google Sheets est plus facile à lire et à exploiter.

• Gestion des erreurs : Si des erreurs surviennent lors de la récupération des membres, un message d’erreur sera automatiquement ajouté dans la feuille pour indiquer le problème.

Personnalisation du script

Ce script peut être personnalisé pour inclure des fonctionnalités supplémentaires :

• Filtres et tri : Ajoutez des options pour filtrer les groupes ou trier les membres selon différents critères.
• Informations supplémentaires : Incluez des colonnes supplémentaires pour afficher des détails comme le statut du membre, la date d’adhésion, etc.
• Notifications : Configurez le script pour envoyer des notifications par email une fois l’export terminé.

Mise en oeuvre et support

En résumé, grâce à ce script Google Apps, les administrateurs Google Workspace peuvent automatiser l’export des groupes et de leurs membres vers Google Sheets en toute simplicité. Cette automatisation améliore non seulement l’efficacité, mais offre également une vue d’ensemble rapide et organisée des informations essentielles de votre organisation.

Si vous avez besoin d’assistance pour mettre en place ce script ou pour le personnaliser selon les besoins de votre entreprise, je suis à votre disposition pour vous aider.