Dans le monde professionnel actuel, la collaboration ne se limite plus aux murs de l’entreprise. Travailler efficacement avec des clients, des fournisseurs et d’autres partenaires externes est essentiel même s’ils n’ont pas eu encore l’idée de migrer vers Google Workspace.
Heureusement, Google Workspace Essentials Starter est proposé pour permettre aux équipes de collaborer en utilisant leurs adresses e-mail professionnelles existantes sans pour autant utiliser la messagerie de Google Workspace. Il offre un accès à une suite d’outils de productivité basés sur le cloud, facilitant le travail d’équipe en temps réel.
Les outils essentiels pour la collaboration externe
La version Essentials Starter inclut plusieurs outils clés qui sont particulièrement utiles pour interagir avec des tiers :
- Google Drive : Un espace de stockage cloud sécurisé où vous pouvez stocker, partager et accéder à vos fichiers. C’est la base du partage de documents avec des externes.
- Google Docs, Sheets, et Slides : Ces applications permettent la création et l’édition collaborative de documents texte, feuilles de calcul et présentations. Leur force réside dans la collaboration en temps réel et la compatibilité avec d’autres formats.
- Google Meet : Pour les visioconférences, permettant des réunions en ligne avec des participants internes et externes.
- Google Chat : Pour la messagerie instantanée et la collaboration de groupe, bien que son utilisation avec des externes dépende de leur propre configuration Google Chat.
- Google Agenda : Pour planifier et partager des événements, facilitant l’organisation de réunions avec des partenaires externes.
Collaborer avec des utilisateurs sur d’autres plateformes
L’une des forces majeures de Google Workspace, y compris la version Essentials Starter, est sa compatibilité avec les formats de fichiers Microsoft Office (.docx, .xlsx, .pptx).
- Ouverture et modification : Vous pouvez ouvrir des fichiers Microsoft Office directement dans Google Docs, Sheets, ou Slides.
- Collaboration directe : Vos collaborateurs externes, même s’ils utilisent Microsoft Office, peuvent modifier, commenter et travailler sur ces fichiers en temps réel avec vous dans l’interface Google.
- Sauvegarde au format d’origine : Toutes les modifications sont automatiquement enregistrées dans le format de fichier Microsoft Office d’origine, ce qui facilite le partage et l’utilisation continue par vos partenaires externes.
Cela signifie que vous n’avez pas besoin de convertir constamment des fichiers ou de vous soucier des problèmes de formatage lorsque vous travaillez avec des tiers qui préfèrent ou doivent utiliser Microsoft Office.
Comment inviter et collaborer avec des tiers ?
Avec Google Workspace Essentials Starter, la collaboration avec des externes est remarquablement simple, même si vos clients ou fournisseurs n’utilisent pas Google Workspace et conservent leur adresse e-mail habituelle.
- Partage de fichiers via Google Drive : Vous pouvez partager des documents, feuilles de calcul, présentations ou tout autre fichier stocké dans Google Drive avec des personnes externes en utilisant simplement leur adresse e-mail (qu’elle soit chez Microsoft, un autre fournisseur, ou même une adresse personnelle). Vous contrôlez les autorisations (lecture seule, commentaire, modification).
- Collaboration en temps réel : Une fois le fichier partagé, les utilisateurs externes peuvent ouvrir le document dans leur navigateur et collaborer en temps réel avec vous et votre équipe. Ils verront les modifications des autres participants instantanément, tout comme s’ils utilisaient Google Workspace.
- Invitations Google Meet : Vous pouvez inviter des clients ou fournisseurs à des visioconférences Google Meet en leur envoyant simplement le lien de la réunion. Ils peuvent rejoindre la réunion via leur navigateur web ou l’application mobile, sans nécessiter de compte Google Workspace ni même de compte Google standard dans la plupart des cas.
- Planification avec Google Agenda : Partagez des événements de calendrier ou envoyez des invitations pour faciliter la planification de rendez-vous ou de réunions avec des partenaires externes.
En résumé : Vous pouvez proposer à vos correspondants externes de collaborer facilement avec vous en utilisant les outils Google (Docs, Sheets, Slides, Meet) simplement en partageant un lien vers le document ou la réunion. Leur adresse e-mail existante suffit en créant un compte Google Workspace Essentials.
Avantages pour la collaboration externe
L’utilisation de Google Workspace Essentials Starter pour collaborer avec des tiers offre plusieurs avantages :
- Simplicité extrême pour les externes : Le partage de fichiers et l’invitation à des réunions sont intuitifs et ne nécessitent pas de configuration complexe de leur côté.
- Collaboration en temps réel : Élimine les allers-retours de versions de fichiers et permet de travailler simultanément sur les mêmes documents.
- Compatibilité étendue : La prise en charge des formats Microsoft Office réduit les frictions avec les partenaires utilisant ces outils.
- Accessibilité universelle : Les partenaires externes n’ont souvent besoin que d’un navigateur web pour collaborer sur des documents partagés ou rejoindre une réunion Meet, quelle que soit leur plateforme (Windows, macOS, Linux) ou leur fournisseur de messagerie.
Limitations et considérations
Bien que puissant pour la collaboration de base, Essentials Starter présente quelques limitations par rapport aux versions payantes de Google Workspace, notamment en termes de stockage (15 Go par utilisateur partagés avec Gmail si utilisé avec un compte Google personnel lié), de durée des visioconférences de groupe et de fonctionnalités d’administration avancées. Cependant, pour la collaboration sur des documents et les réunions en ligne avec des partenaires externes, il offre une solution très fonctionnelle et sans frais.
Conclusion
Google Workspace Essentials Starter est une excellente porte d’entrée pour les entreprises qui souhaitent améliorer leur collaboration interne et externe sans investissement initial. Sa compatibilité avec les formats Microsoft Office et la facilité de partage rendent la collaboration avec des clients et fournisseurs tiers simple et efficace, permettant à votre entreprise de rester connectée et productive, quel que soit l’environnement technologique de vos partenaires et sans leur imposer de changer leurs habitudes ou outils de messagerie.