Gmail + Google Drive = L'archivage PDF automatisé !

Fatigué de chercher vos factures importantes, contrats, ou reçus égarés dans votre boîte de réception ? Et si la solution était de transformer automatiquement ces e-mails en documents PDF classés sur votre Google Drive, sans lever le petit doigt ?

J’ai le plaisir de vous présenter un script Google Apps Script que je viens de finaliser. Il agit comme un majordome numérique, organisant vos messages les plus importants pour une conservation et un accès facilités !

Le concept : simplicité et puissance

L’idée est simple : donnez un libellé spécifique (par exemple, PDF ou Factures) à n’importe quel e-mail dans Gmail, et le script s’occupe du reste :

Conversion : L’e-mail est intégralement converti en un fichier PDF soigné (avec en-tête, corps du message, et même les images intégrées !).
Sauvegarde Intelligente : Le PDF est déposé dans un dossier sur votre Drive portant le nom du libellé (par exemple, un dossier PDF ou Factures).
Nettoyage Automatique : L’e-mail est ensuite marqué comme Traité et archivé dans Gmail.

C’est l’outil parfait pour passer d’une boîte de réception encombrée à un système d’archivage structuré et instantané !

Ce que le script fait pour vous

Ce n’est pas qu’une simple conversion. J’ai intégré plusieurs mécanismes pour rendre cet outil robuste et pratique :

1. Zéro doublon !

Le script conserve un historique des identifiants d’e-mails déjà traités. Cela signifie que même s’il s’exécute toutes les 5 minutes, chaque message ne sera converti qu’une seule fois. Fini les fichiers en double sur votre Drive.

2. Le PDF est complet

Contrairement à certaines solutions basiques, ce script s’assure que le PDF créé est une représentation fidèle de votre e-mail, y compris les informations d’en-tête (expéditeur, destinataire, date) et la bonne gestion des images intégrées (cid:).

3. Pièces jointes : Sauvegardées et organisées

Si vous l’activez dans la configuration, toutes les pièces jointes non-intégrées sont également exportées, non pas pêle-mêle, mais dans des sous-dossiers dédiés pour chaque e-mail.

📁 Drive/Factures/2025-10-04_Mon-Contrat-XYZ/

2025-10-04_Mon-Contrat-XYZ.pdf (le corps de l’e-mail)

Annexe-1.docx (la pièce jointe)

4. Mode simulation pour les tests

Vous êtes prudent ? La variable de configuration modeSimulation: true vous permet de lancer le script sans qu’il ne crée aucun fichier sur Drive et sans modifier vos e-mails. Une fois rassuré, passez-la à false !

Comment le mettre en place ?

Ce script utilise Google Apps Script, le langage de programmation basé sur JavaScript intégré à votre compte Google.

1. Copier le code

Ouvrez Google Drive.
Cliquez sur Nouveau > Plus > Google Apps Script.
Copiez-collez l’intégralité du code dans le nouvel éditeur.

2. Configurez à votre goût

Au début du script, vous trouverez l’objet CONFIG. Adaptez ces quelques lignes à vos besoins :

const CONFIG = {
  libellesATraiter: ['Factures', 'Contrats'], // 👈 Vos libellés à surveiller
  idDossierRacine: null,                     // ID d'un dossier parent Drive
  sauvegarderPiecesJointes: true,            // Exporter les PJ ?
  sousLibelleTraite: 'Traité',               // Sous-libellé à ajouter
  archiverConversation: true,                // Archiver l'e-mail dans Gmail
  // ... autres options (joursDeRecherche, modeSimulation, etc.)
};

3. Automatisation

C’est là que la magie opère sans vous !

Dans l’éditeur Apps Script, sélectionnez la fonction creerDeclencheur5Minutes() dans le menu déroulant et cliquez sur Exécuter (▶️).
Lors de la première exécution, vous devrez autoriser le script à accéder à vos comptes Gmail et Drive.
Cette fonction créera un déclencheur automatique qui lancera executer() toutes les 5 minutes.

Désormais, dès que vous ajoutez un libellé Factures à un e-mail, il sera traité dans les 5 minutes !

Bon archivage ! 👋

Gmail + Google Drive = L’archivage PDF automatisé !