Comment protéger un fichier Google Docs ou Sheets et limiter son accès ?

Dans un environnement collaboratif, il est parfois nécessaire de partager un document tout en empêchant son téléchargement, son impression ou sa copie. Que ce soit pour des données sensibles, des informations financières ou des documents de travail confidentiels, les outils de gestion des droits d’accès offrent plusieurs solutions pour sécuriser vos fichiers Google Docs et Google Sheets.

Cet article vous explique comment :

  • ✅ Restreindre l’accès à certaines personnes uniquement.
  • ✅ Bloquer le téléchargement, l’impression et la copie.
  • ✅ Ajouter un mot de passe pour limiter l’accès aux fichiers.

Définir les bons droits de partage

Avant tout, il faut bien configurer les autorisations de partage :

Restreindre l’accès

1. Ouvrez votre fichier Google Docs ou Google Sheets.

2. Cliquez sur Partager (en haut à droite).

3. Sous “Accès général”, choisissez “Limité” afin que seuls les utilisateurs ajoutés puissent y accéder.

Ajouter des personnes spécifiques

  1. Dans la section “Utilisateurs”, ajoutez uniquement les adresses e-mail des personnes autorisées.
  2. Assurez-vous de définir leur rôle sur “Lecteur” ou “Commentateur” si vous ne souhaitez pas qu’ils modifient le fichier.

Bloquer le téléchargement, l’impression et la copie

Google Drive propose une option empêchant les lecteurs et commentateurs de télécharger, imprimer ou copier un fichier partagé :

Accédez aux options avancées

  • Dans la fenêtre de partage, cliquez sur l’icône ⚙️ (paramètres avancés).
  • Décochez l’option : “Les lecteurs et les commentateurs verront l’option permettant de télécharger, d’imprimer et de copier”
  • Validez avec “Enregistrer”.

📌 Limite : Cette restriction ne bloque pas les captures d’écran.

Ajouter un mot de passe avec un script Apps Script

Google Docs et Sheets ne permettent pas nativement d’ajouter un mot de passe, mais on peut utiliser un script Apps Script pour demander un mot de passe avant d’afficher le contenu.

Protéger un fichier Google Sheets

  1. Ouvrez votre fichier Google Sheets.
  2. Allez dans Extensions > Apps Script.
  3. Insérez ce script et enregistrez :
function onOpen() {
  var ui = SpreadsheetApp.getUi();
  var password = ui.prompt("Entrez le mot de passe pour accéder au document").getResponseText();
  
  if (password !== "MonMotDePasse") { 
    ui.alert("Mot de passe incorrect. Accès refusé.");
    SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheets()[0].hideSheet(); // Masque la feuille principale
  } else {
    SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheets()[0].showSheet(); // Affiche la feuille si correct
  }
}

📌 Explication :

  • À l’ouverture du fichier, une fenêtre de mot de passe s’affiche.
  • Si l’utilisateur entre le bon mot de passe, la feuille est affichée.
  • Sinon, elle reste masquée.

👉 Personnalisation : Remplacez « MonMotDePasse » par le mot de passe de votre choix.

Protéger un fichier Google Docs

  1. Ouvrez votre fichier Google Docs.
  2. Allez dans Extensions > Apps Script.
  3. Insérez ce script et enregistrez :
function onOpen() {
  var ui = DocumentApp.getUi();
  var password = ui.prompt("Entrez le mot de passe pour accéder au document").getResponseText();
  
  if (password !== "MotDePasse123") { 
    ui.alert("Mot de passe incorrect. Accès refusé.");
    DocumentApp.getActiveDocument().getBody().setText("Accès refusé.");
  }
}

📌 Explication :

  • Le script demande un mot de passe à l’ouverture du document.
  • Si l’utilisateur entre un mot de passe incorrect, le contenu du document est remplacé par « Accès refusé. ».
  • Une fois le bon mot de passe entré, le document s’affiche normalement.

⚠️ Attention : Cette méthode n’empêche pas un utilisateur avancé de désactiver le script s’il a accès à Apps Script.

Surveiller et révoquer les accès si nécessaire

  • Vérifiez régulièrement les accès dans la fenêtre de partage.
  • Supprimez les accès des personnes qui ne doivent plus voir le document.
  • Utilisez l’historique Drive pour voir qui a consulté ou modifié le fichier.

Protéger un fichier Google Docs ou Sheets demande une combinaison de stratégies :

✔️ Configurer les bons droits d’accès.

✔️ Empêcher le téléchargement, l’impression et la copie.

✔️ Ajouter un mot de passe via Apps Script pour un niveau de sécurité supplémentaire.

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