Organiser et optimiser votre boîte de réception Gmail

Publié le 25 octobre 202427 octobre 2024 par L'atelier informatique

La gestion d’une boîte de réception Gmail peut rapidement devenir accablante avec des centaines de messages non lus, des notifications inutiles et des fichiers volumineux. Heureusement, Gmail offre une multitude d’outils pour vous aider à mieux organiser votre espace et à optimiser votre productivité. Dans cet article, nous allons explorer les meilleures pratiques pour organiser votre boîte de réception Gmail de manière efficace.

1. Évaluer l’espace utilisé

Avant de commencer à organiser vos emails, il est important de savoir combien d’espace ils occupent. Gmail propose un espace de stockage généreux, mais il est facile de le saturer avec des emails volumineux, des fichiers joints et des spams.

Astuce rapide : Utilisez les outils de recherche avancée pour identifier rapidement les emails volumineux ou anciens. Par exemple :

Les emails avec des pièces jointes : larger:10M before:2022-12-01 pour les fichiers envoyés avant une date donnée.
Les notifications ou invitations no-reply : Utilisez des mots-clés comme before:2023-12-01 « no-reply ».

2. Trier les emails par catégories et libellés

Gmail utilise un système de libellés au lieu de dossiers, permettant une organisation flexible. Vous pouvez assigner plusieurs libellés à un même email, ce qui facilite la classification.

Créer un libellé

Cliquez sur “Plus” dans la colonne de gauche.
Sélectionnez “+ Créer un libellé”.
Nommez-le selon vos besoins (ex. : “Clients”, “Urgent”).

Astuce pratique : Vous pouvez glisser-déposer un email dans un libellé ou utiliser le bouton “libellé” lorsque plusieurs emails sont sélectionnés.

Filtres automatiques

Les filtres permettent de trier automatiquement les emails dès leur arrivée. Par exemple, tous les emails contenant “facture” peuvent être dirigés vers un libellé “Factures”.

Pour créer un filtre :

Cliquez sur la flèche dans la barre de recherche.
Entrez les critères souhaités (expéditeur, objet, mots-clés).
Sélectionnez l’action à réaliser (archiver, attribuer un libellé, etc.).
Supprimer les emails Inutiles

Les emails avec pièces jointes volumineuses peuvent rapidement encombrer votre espace. Pour libérer de l’espace, il est utile de supprimer définitivement les messages inutiles.

Pièces jointes volumineuses

Utilisez la recherche larger:10M pour identifier les emails dépassant 10 Mo. Vous pouvez ajuster cette valeur selon vos besoins.

Newsletters et promotions

Désinscrivez-vous des newsletters directement depuis l’email en cliquant sur “Se désabonner”. Astuce : supprimez ces emails après vous être désinscrit.

Attention : Supprimez toujours les emails inutiles plutôt que de les archiver pour libérer de l’espace.

4. Automatiser le nettoyage avec des scripts

Si vous gérez un grand volume d’emails, l’automatisation peut être utile. Voici un exemple de script pour supprimer automatiquement les emails de plus d’un mois :

/**
 * Script de suppression automatique d’emails dans Gmail
 * Ce script supprime automatiquement les emails associés à un libellé spécifique
 * qui sont plus anciens qu'un nombre de jours défini.
 * 
 * Configuration :
 * - Définir le libellé dans LIBELLE.
 * - Définir le nombre de jours après lesquels les emails doivent être supprimés dans SUPPRIMER_APRÈS_JOURS.
 * - Définir le nombre maximum d’emails à traiter par page dans TAILLE_PAGE.
 * 
 * @constant {string} LIBELLE - Libellé Gmail pour filtrer les emails à supprimer.
 * @constant {number} SUPPRIMER_APRÈS_JOURS - Nombre de jours après lesquels les emails seront supprimés.
 * @constant {number} TAILLE_PAGE - Nombre maximal d'emails traités par page.
 */

const LIBELLE = "à définir"; // Le libellé cible des emails à supprimer
const SUPPRIMER_APRÈS_JOURS = 31; // Délai de suppression en jours
const TAILLE_PAGE = 150; // Nombre maximal d'emails à traiter par lot

/**
 * Fonction principale de suppression des emails
 * Cette fonction recherche les emails correspondant au libellé spécifié qui
 * sont antérieurs à la date définie (SUPPRIMER_APRÈS_JOURS jours dans le passé)
 * et les déplace dans la corbeille.
 */
function suppressionMailQuotidien() {
  // Calculer la date limite (jours dans le passé à partir d'aujourd'hui)
  const age = new Date();
  age.setDate(age.getDate() - SUPPRIMER_APRÈS_JOURS);

  // Formater la date pour la requête Gmail au format "yyyy-MM-dd"
  const purge = Utilities.formatDate(age, "Europe/Paris", "yyyy-MM-dd");

  // Créer la requête de recherche dans Gmail pour les emails avec le libellé donné et avant la date limite
  const recherche = `label:${LIBELLE} before:${purge}`;

  // Rechercher les conversations correspondant à la requête avec le nombre maximal de résultats défini
  const conversations = GmailApp.search(recherche, 0, TAILLE_PAGE);

  // Parcourir chaque conversation trouvée et la déplacer vers la corbeille
  conversations.forEach(thread => thread.moveToTrash());
}

Je suis disponible pour vous accompagner dans la mise en place de ce script ou pour développer une solution personnalisée, avec devis sur demande.

5. Prendre soin de votre empreinte carbone numérique

Chaque email non supprimé génère une empreinte carbone. Selon une étude de l’ADEME, un email génère environ 19 grammes de CO2. En supprimant régulièrement les emails inutiles, vous participez à la réduction de cette empreinte.

Voici pour terminer quelques recherches à réaliser :

Requête Gmail	Description
before:2022/01/01	Emails reçus avant le 1er janvier 2022 (à adapter selon la date souhaitée).
larger:5M	Emails dont la taille est supérieure à 5 Mo (peut être ajustée).
has:nouserlabels -has:attachment	Emails sans libellé spécifique et sans pièces jointes, souvent moins essentiels.
from:(news@ OR no-reply@ OR marketing@ OR promotions@)	Newsletters et emails promotionnels avec des préfixes courants (news@, no-reply@, etc.).
is:sent -is:starred -is:important	Emails envoyés sans suivi (non étoilés et non marqués comme importants).
subject:facture OR subject:confirmation	Emails contenant des mots-clés spécifiques dans l’objet, comme ‘facture’ ou ‘confirmation’.
from:no-reply calendar	Notifications de calendrier et invitations envoyées par des adresses no-reply.
in:all -in:inbox before:2022/01/01	Emails archivés avant le 1er janvier 2022 (hors de la boîte de réception).
label:spam	Emails marqués comme spam.

Tableau des recherches exemples

L’atelier informatique vous accompagne dans vos projets technologiques en vous proposant des tutoriels et des solutions pour optimiser vos tâches quotidiennes.