Sauvegardez vos emails importants en PDF sur Google Drive

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Dans le monde professionnel d’aujourd’hui, nos boîtes de réception sont souvent inondées de courriels, certains plus importants que d’autres. Les emails peuvent contenir des informations essentielles comme des contrats, des factures, des conversations légales ou encore des échanges liés à des projets critiques. Et pourtant, combien de fois avons-nous perdu un email ou peiné à retrouver un message important au milieu de notre boite de réception encombrée ?

L’une des meilleures façons de protéger ces emails cruciaux est de les sauvegarder au format PDF et de les héberger sur Google Drive. Cette méthode assure non seulement leur sécurité, mais facilite aussi leur archivage, leur partage, et leur accessibilité depuis n’importe où.

Pourquoi sauvegarder vos emails importants au format PDF ?

  1. Sécurité : Même si Gmail est un service de messagerie robuste, un accident est vite arrivé : un email peut être supprimé par erreur, ou des soucis techniques peuvent survenir. Sauvegarder vos emails sous forme de PDF vous garantit un accès sécurisé, même en cas de problème.
  2. Organisation et accès : Une fois convertis en PDF, vous pouvez stocker vos emails sur Google Drive, les organiser par dossiers et les retrouver en quelques clics. Vous pouvez aussi partager ces fichiers avec des collaborateurs ou clients facilement.
  3. Archivage à long terme : Les PDFs sont un format standardisé et largement utilisé pour l’archivage des documents, garantissant une lecture facile et uniforme sur tous les appareils, sans risque de modification non intentionnelle du contenu.

Comment sauvegarder manuellement vos emails en PDF sur Google Drive ?

Étape 1 : Ouvrez l’email dans Gmail

Sélectionnez l’email que vous souhaitez sauvegarder. Cela peut être une facture, une correspondance client, ou un autre message que vous jugez important.

Étape 2 : Convertir l’email en PDF

  • Cliquez sur les trois petits points en haut à droite de l’email (options).
  • Sélectionnez Imprimer.
  • Dans la fenêtre d’impression, sélectionnez Enregistrer au format PDF.
  • Téléchargez le fichier sur votre ordinateur.

Étape 3 : Importer le fichier PDF dans Google Drive

  • Ouvrez Google Drive.
  • Faites glisser le fichier PDF dans votre dossier de sauvegarde, ou cliquez sur Nouveau > Importer un fichier.

Automatiser la sauvegarde de vos emails avec un script Google Apps Script

Si vous traitez régulièrement des emails importants, il peut être fastidieux de les sauvegarder manuellement. Heureusement, il existe une solution plus efficace grâce à Google Apps Script. En utilisant ce script, vous pouvez automatiser la conversion et la sauvegarde de vos emails marqués comme importants en PDF, directement sur Google Drive.

Voici comment faire :

Le script pour sauvegarder vos emails en PDF sur Google Drive

Copiez le code ci-dessous dans votre compte Google Apps Script pour automatiser la sauvegarde de vos emails :

// Fonction principale pour sauvegarder les emails importants

function sauvegarderEmailsImportantEnPDF() {

  // Créez ou récupérez le dossier sur Google Drive où les emails seront sauvegardés

  var dossierSauvegarde = creerOuRecupererDossier("Emails Sauvegardés");

  // Récupérer les emails importants de la boîte de réception

  var threads = GmailApp.search("is:important");

  // Boucle sur chaque email

  threads.forEach(function(thread) {

    var messages = thread.getMessages();

    messages.forEach(function(message) {

      // Convertir l'email en PDF

      var sujet = message.getSubject().replace(/[^a-zA-Z0-9]/g, "_"); // Nettoyage du sujet

      var pdf = convertirEmailEnPDF(message);

      // Nommer le fichier en fonction du sujet et de la date

      var nomFichier = sujet + "_" + Utilities.formatDate(message.getDate(), Session.getScriptTimeZone(), "yyyy-MM-dd") + ".pdf";

      // Sauvegarder le fichier PDF dans le dossier Google Drive

      dossierSauvegarde.createFile(pdf).setName(nomFichier);

    });

  });

}

// Créer ou récupérer un dossier sur Google Drive

function creerOuRecupererDossier(nomDossier) {

  var dossiers = DriveApp.getFoldersByName(nomDossier);

  if (dossiers.hasNext()) {

    return dossiers.next();

  } else {

    return DriveApp.createFolder(nomDossier);

  }

}

// Convertir un email en PDF

function convertirEmailEnPDF(message) {

  var htmlBody = message.getBody();

  var sujet = message.getSubject();

  var expediteur = message.getFrom();

  var date = Utilities.formatDate(message.getDate(), Session.getScriptTimeZone(), "yyyy-MM-dd HH:mm");

  // Créer un document Google Docs temporaire pour y insérer le contenu de l'email

  var doc = DocumentApp.create("Temp Email Doc");

  var body = doc.getBody();

  body.appendParagraph("Sujet: " + sujet);

  body.appendParagraph("Expéditeur: " + expediteur);

  body.appendParagraph("Date: " + date);

  body.appendParagraph("Message:");

  body.appendParagraph(htmlBody);

  doc.saveAndClose();

  // Convertir le document Google Docs en PDF

  var pdf = DriveApp.getFileById(doc.getId()).getAs(MimeType.PDF);

  // Supprimer le document temporaire

  DriveApp.getFileById(doc.getId()).setTrashed(true);

  return pdf;

}

Comment mettre en place ce script ?

  1. Accéder à Google Apps Script :
    • Allez sur Google Apps Script ou dans Google Drive, cliquez sur Nouveau > Google Apps Script.
  2. Coller le script : Copiez et collez le code ci-dessus dans l’éditeur.
  3. Configurer un déclencheur : Automatiser l’exécution du script en créant un déclencheur.
    • Cliquez sur l’icône de l’horloge dans Apps Script (Déclencheurs).
    • Sélectionnez la fonction sauvegarderEmailsImportantEnPDF.
    • Choisissez la fréquence d’exécution (par exemple, une fois par jour).

La sauvegarde de vos emails importants au format PDF sur Google Drive vous permet de mieux organiser, protéger et partager vos données sensibles. Avec ce script, vous pouvez automatiser ce processus et garantir que vos échanges essentiels sont toujours accessibles en toute sécurité.

Vous n’avez plus à vous soucier de la perte d’un email crucial : Google Drive et Google Apps Script s’en chargent pour vous !

Si vous avez des questions ou souhaitez aller plus loin dans l’automatisation, n’hésitez pas à me contacter. Vous pouvez également explorer d’autres articles de notre blog pour découvrir des tutoriels sur l’utilisation avancée de Google Workspace.