Simplifiez votre publipostage papier avec Google Sheets et Google Docs
Dans l’univers professionnel et personnel, l’envoi de courriers personnalisés reste une pratique encore présente pour un grand nombre de tâches : correspondances d’affaires, invitations, communications marketing, et bien plus encore.
Historiquement, Microsoft Office et notamment Word ont été les outils de prédilection pour réaliser ces tâches via leur fonctionnalité de publipostage.
Toutefois, pour les utilisateurs et les entreprises qui se tournent de plus en plus vers des solutions basées sur le cloud comme Google Workspace, il existe une méthode tout aussi efficace pour réaliser des publipostages, avec l’avantage supplémentaire de faciliter les envois papier. Voici comment.
L’ère du publipostage dans le cloud
Alors que le monde se digitalise, le besoin d’envoyer des documents physiques ne disparaît pas pour autant. Que ce soit pour des raisons légales, pour toucher une audience non numérique, ou simplement pour donner une touche personnelle, l’envoi de courriers physiques a toujours sa place. C’est ici que Google Sheets et Google Docs offrent une solution moderne, permettant d’automatiser le processus de publipostage avec la flexibilité et l’accessibilité du cloud.
Prérequis
- Un compte Google.
- Un modèle de document Google Docs avec des marqueurs de substitution tels que
{{Nom}}. - Une feuille Google Sheets avec les données destinataires. Assurez-vous que les entêtes correspondent aux marqueurs de substitution de votre modèle.
Comment ça marche ?
L’idée est simple : votre feuille Google Sheets sert de base de données, où chaque ligne représente un destinataire et chaque colonne un champ spécifique (nom, adresse, etc.). Votre document Google Docs agit comme un modèle, avec des marqueurs de substitution indiquant où insérer les données de la feuille. Un script en Google Apps Script sert de pont entre les deux, extrayant les données de la feuille pour créer un document Google Docs personnalisé pour chaque destinataire.
Étape par étape
- Créez votre modèle Google Docs : Incluez des marqueurs de substitution pour chaque champ personnalisé. Par exemple,
{{Nom}},{{Adresse}}. - Préparez votre feuille de données Google Sheets : Chaque colonne doit correspondre à un marqueur de substitution dans votre modèle, et chaque ligne à un destinataire.
- Écrivez et exécutez votre script Google Apps Script : Le script génère un document pour chaque ligne de votre feuille de données, en remplaçant les marqueurs de substitution par les informations correspondantes.
// Découvrez une partie du script
function preparerDocumentFusionne(idModele, entetes, valeurs) {
const nouveauDoc = DriveApp.getFileById(idModele).makeCopy();
const nouveauDocId = nouveauDoc.getId();
const corps = DocumentApp.openById(nouveauDocId).getBody();
// Applique les fusions de données
entetes.forEach((entete, index) => {
let valeur = valeurs[index];
if (valeur instanceof Date) {
valeur = Utilities.formatDate(valeur, Session.getScriptTimeZone(), "dd/MM/yyyy");
}
corps.replaceText(`{{${entete}}}`, valeur.toString());
});
return nouveauDocId;
}- Imprimez les documents : Une fois le document généré avec toutes les fusions, vous pouvez l’ouvrir, le réviser si nécessaire, et l’imprimer pour un envoi papier.
L’avantage Google Workspace
Cette méthode présente plusieurs avantages par rapport aux outils traditionnels :
- Accessibilité : Accédez à vos modèles et données de n’importe où, sans avoir besoin d’un logiciel spécifique installé sur votre machine.
- Collaboration : Travaillez à plusieurs sur la base de données ou le modèle de document en temps réel.
- Automatisation : Réduisez le temps de préparation de vos envois grâce à l’automatisation du processus de création des documents.
Le publipostage demeure un outil de communication essentiel et, grâce à Google Sheets et Google Docs, son accès et sa flexibilité sont désormais sans précédent. Cette méthode vous permet d’envoyer efficacement des courriers personnalisés, que ce soit pour quelques dizaines ou des centaines de destinataires, tout en exploitant la puissance du cloud.
Afin de partager au maximum les bénéfices de cette méthode, j’ai décidé de mettre le fichier complet du script, accompagné d’instructions détaillées, en libre accès. Je suis convaincu que cette ressource sera d’une grande aide pour tous ceux qui cherchent à simplifier leurs campagnes de publipostage.